青岛市专业档案工作探索与实践

专业档案是各单位履行社会管理职责的真实记录，是各领域活动的重要保障，是国家档案资源的重要组成部分。随着国家治理体系和治理能力现代化深入推进，专业档案的作用越来越突出。近年来，青岛市不断探索和加强专业档案工作，取得一定成效。截至2023年底，青岛市档案馆已接收企业职工档案、婚姻登记档案、社会保险档案、病历档案、普查档案、会计档案、环保档案、审计档案、个体工商业户档案、海洋档案、学籍档案等40余种专业档案，总计70余万卷件，占馆藏档案总量40%以上。
     一、注重依法治理，持续加强业务指导服务
一是加强调研，以《国家基本专业档案目录》为基础，对青岛市160余家单位（包括全部市直机关、有行政职能的事业单位及部分市直单位所属的二级单位）300余种专业档案情况进行调研，掌握了各单位专业档案收集、管理、利用情况，对上级未明确整理办法的专业档案及时出台相应管理办法。二是加强业务指导服务，机构改革后，局馆分设，青岛市档案馆继续承担业务指导服务职能，将专业档案管理情况纳入日常业务指导和年度检查重要内容，联合市档案局及业务主管部门对信用、社保、审计等重点领域进行重点检查，形成“系统抓、抓系统”的良好局面。三是系统研究各单位专业档案价值，总结专业档案进馆价值判定原则，将各级机关有进馆价值专业档案纳入档案馆接收档案范围，2022年度出台的《关于公布青岛市档案馆第五批接收档案单位和档案门类的通知》，将14类专业档案纳入接收进馆范围，加强业务指导。
     二、不断拓展专业档案新领域，确保归档材料应收尽收
青岛市始终关注档案工作的新领域、新业务，做到经济社会发展到哪里，档案工作就跟进到哪里，尤其加强对中心工作“一线”单位、民生领域“热点”部门和国家治理现代化建设最基础最急需环节的专业档案管理。2022年，国家档案局出台《关于在全国全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表“三合一”制度的通知》（档函〔2022〕58号）。按照通知要求，青岛市启动新一轮《文件材料归档范围和保管期限表》的制修订工作。在指导各单位开展制修订工作中，根据各单位最新“三定”方案，将专业档案管理是否落实“三合一”制度情况作为重点审核的内容之一。为便于各机关贯彻落实通知要求，青岛市结合实际，建立了《档案分类索引表》模板，将专业档案纳入档案总体分类方案，与其他档案门类相互呼应，有效提升了机关档案资源管理的科学化、规范化、标准化水平。

                                              档案分类索引表

    三、注重“卷、件”融合，确保专业档案整理规范有序
    从国家已出台的专业档案管理规范来看，有的专业档案明确以“卷”为整理单位，有的专业档案明确以“件”为整理单位，有的专业档案规定“卷、件”两种整理方式均可，有的专业档案则未明确整理单位。对于上级没有明确要求的专业档案，青岛市根据专业档案特点确定整理方式，确保专业档案整理规范有序。对于“成套性”不高的专业档案，其文件材料之间关系与文书档案类似，适用于以件为单位的方式整理。如：普查工作档案、大型运动会档案等。对于文件材料虽然“成套性”高，但套内文件材料检索利用率较低的专业档案，适用于以件为单位的方式整理。如：殡葬服务业务档案、城镇廉租住房档案、社会组织登记档案等。对于文件材料“成套性”高、套内文件材料中检索利用率较高（需要检索卷内文件目录信息）的专业档案，适用于以卷为单位的方式整理。如：诉讼档案、行政区域界线档案、人事档案、审计档案等。对于按件整理档号结构为“全宗号-档案门类代码·二级门类代码·年度·保管期限-件号”；按卷整理档号结构为“全宗号-档案门类代码·二级门类代码·目录号-案卷号-页号(件号)”。
   四、探索数字化转型，不断提升专业档案信息化管理水平
   随着数字机关、数字城市、智慧城市建设的推进，各业务领域纷纷推出“网上办”“掌上办”“电子出证”等便民举措，专业档案的来源逐渐呈现“数字化”“数据化”形态，这就倒逼专业档案管理的数字化转型。面对新形势，青岛市积极探索破解专业领域电子文件归档与管理难题，推动网上审批业务系统入选国家档案局电子文件归档与管理试点。一是加强前端控制，在审批平台中同步规划、同步实施归档功能，通过后端归档范围“菜单化”，倒逼前端上传材料“规范化”，保证归档材料齐全完整；二是加强全程管理，保证各业务环节过程信息留痕；三是推行电子档案单套制，对于全程电子化办理的业务，在满足“来源可靠、程序规范、要素合规”条件下，可以实施电子化单套制管理。青岛市行政审批业务电子归档系统衔接事项管理系统、业务办理系统和电子档案系统，包含归档目录管理、事项配置、业务归档、档案交接等功能，贯穿审批业务从提交申请材料、业务办理、过程文书到审批结束生成电子证照的全过程，行政审批业务办理结束后，可随时将审批业务档案推送到全市统一的电子档案管理系统，实现“一键归档”。2023年10月，青岛市网上审批业务系统电子文件归档与管理试点工作在全国率先通过国家档案局组织的评估验收，被评价为“具有较强的实用性和推广意义”。在此基础之上，青岛市将加强试点成果转化应用，不断扩展专业档案电子文件归档与档案管理新领域，提升专业档案信息化管理水平。
   五、注重资源整合，在服务民生服务大局中发挥专业档案独特作用
   专业档案具有专业性强、针对性强、形成面广、数量大、利用价值高等特点。青岛市近年来不断加强资源整合，依托数字档案馆建立起比较完善的档案服务体系，使档案工作在服务民生服务大局中发挥了重要作用。一是认真贯彻实施《国家档案馆档案开放办法》，加大各类专业档案开放审核力度，探索档案馆和档案形成单位紧密协同的档案审核工作机制，提升档案开放率，畅通档案利用渠道，更好方便人民群众和社会各方面查档用档；二是挖掘资源为领导决策服务，例如在2018年上合青岛峰会筹备初期，充分挖掘馆藏APEC会议、C20会议等重大活动档案资源，主动为青岛峰会筹备办提供相关会议筹办方案、预案、计划、总结等档案资料；三是整合全市资源，建立学籍信息、婚姻档案、知青档案、就工就业信息等专题档案数据库共享利用；四是接入全国档案查询利用服务平台，实施民生档案信息馆际联动远程查阅，在实现市档案馆与10个区市档案馆之间档案信息远程共享基础上，不断扩大民生档案服务范围，让数据多跑路、群众少跑腿，让档案利用服务成为惠民生、暖民心的有力举措。

作者: 

邹   杰  青岛市档案馆副馆长

徐明君  青岛市档案馆馆室处处长、一级调研员

黄   琪  青岛市档案馆馆室处二级主任科员

发表于《中国档案》2024年第2期