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一、名词解释
1 、全宗卷：全宗卷是机关档案室在管理全宗档案的过程中形成的，能够说明全宗历史情况的各种文件材料所集中组成的个专门案卷。它以全宗为单位，一个全宗只有一卷，故称“全宗卷”。
2 、联合全宗：联合全宗就是若干个联系密切的机关的档案难以区分，联合组成一个全宗。
3 、全宗：全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案整体。
4 、大事记：是按时间顺序记述一个机关发生的大事、要事的编研材料。
5 、电子文件：指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
6 、照片档案：国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的，以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。
7 、会计档案：会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。
8 、文书档案：文书档案也曾被称为党政档案、行政档案，是机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料。
9 、科技档案：科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术应用于管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。
10 、专门档案：专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。
11 、档案著录：档案著录是档案馆（室）编制检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
12 、档案标引：档案标引，是对文件或案卷进行主体分析，把自然语言转换成规范化检索语言的过程，即对主题分析的结果给予检索标识的过程。
13 、人事档案：人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的、记述和反映个人经历和德才表现等情况、以人头为单位集中保存以备查考的原始记录。
14 、档案保管期限表：档案保管期限表，是用表册的形式，列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。
15 、档案工作：档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作，是一项保护原始记录、维护党和国家历史真实面貌的重大事业。
二、简要回答
全宗卷包括那些内容？
答：主要材料包括：
1、在收集工作中产生的档案交接文据、档案移交目录等；
2、在整理工作中产生的立档单位和全宗历史考证、档案整理工作方案、档案分类大纲等；
3、在鉴定工作中产生的档案鉴定工作报告、档案保管期限表、档案销毁清册等；
4、在保管工作中产生的档案缩微复制、消毒沙虫等保护技术、缩微技术方面的记录；
5、在统计工作中产生的全宗内档案数量和状况的检查登记表册等；
6、在检索工作中产生的全宗指南、全宗内档案编目情况记录；
7、在利用工作中产生的利用本全宗档案取得重大效益的情况记录等；
8、在编研工作中产生的本机关工作大事记、本机关工作概貌等等。
构成立档单位的条件有哪些？
答：具体条件是：
1、可以独立行使职权或进行管理，并能以自己的名义对外行文。机关、团体、企事业单位必须是一个法人单位，而不是一个内部组织机构。
2、是一个预算会计单位或是独立的经济核算单位，可以编造预算或财务计划。
3、设有管理人事的机构和人员，并有一定的人事任免权。
上述三个条件是互有联系的，一般说有第一条即有第二条、第三条。由于各种原因，有的单位并完全具备三个条件，则以第一条为主。
机关大事记记述要素有哪些内容？
答：五个要素（时间、地点、主要人物、事件的前因、事件的后果）
简述归档文件整理的过程。
答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。
永久、长期、短期的保管期限是怎样确立的？
答：永久为50年以上，长期为16-50年，短期为15年以下。
文件材料整理及归档办法包括那些内容？
答：具体应包括以下一些内容：
㈠明确整理工作的环节。
㈡明确分类方案。
㈢确定整理方法。
㈣对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案，如会计、审计、基建等以及本机关职能业务工作中产生的特殊载体形式的文件材料，必须依据国家的有关规定一并提出整理和归档要求。
㈤限定归档的时间和质量要求。
归档文件整理的原则是什么？
答：《细则》将“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用”概括为归档文件的整理原则。
机关档案室通用的分类方法有哪几种？
答：1、文书档案室。2、科技档案室。3、声像档案室。4、人事档案室。
5、综合档案室。6、联合档案室。7、档案信息中心。
照片档案的构成是什么？
答：一般照片档案是由照片、底片、文字说明三部分组成。
10、试述机关大事记记述范围。
答：1、本机关召开的各种代表大会和重要的专业会议；
2、本机关发生的重大事件和影响较大的活动；
3、本机关重大的组织机构调整和认识任免；
4、本机关发布的重大决定、决议事项；
5、本机关对社会上某些重大活动的态度和反映；
6、上级党、政府机关对本机关发布的重要指示、批示、批评、表彰等事项；
7、各种报刊对本机关的经验介绍、批评等方面的报道；
8、上级领导来机关视察的情况；
9、本机关先进人物的事迹；
10、各类重大事故；
11、重要的外事活动
12、在业务职能活动中发生的大事、要事。
11、电子文件信息类型有哪几种？
答：主要有如下几种信息类型：
1.文本文件，类别代码为T。
2.图像文件，类别代码为I。
3.图形文件，类别代码为G。
4.影像文件，类别代码为V。
5.声音文件，类别代码为A。
6.多媒体文件，类别代码为M。
7.计算机程序，类别代码为P。
8.数据文件，类别代码为D。
12、简述电子文件信息组织结构。
答：每张光盘的根目录中应包含如下内容：
1.说明文件，文件名为README.TXT。
2.著录文件，文件名：DESCRIPT.XML，文件内容：用《易初档案管理系统》自动生成
3.电子文件子目录，子目录的名称为DATA。存放应归档的电子文件。
13 、会计档案内容包括哪些？
答：会计档案主要由会计凭证、会计账簿、会计报表三部分组成。
14 、全宗的基本含义有哪些？
答：其主要意义如下：
①按全宗整理，符合档案工作必须维护党和国家历史真实面貌的要求。一个机关的全部档案能系统反映这个机关成立以来历年的活动情况，反映其职责、任务、工作发展等情况，只有维护了每一个单位的历史真实面貌，才能从总体上维护党和国家的历史真实面貌。所以，一般说，同一机关的档案不能分散，不同机关的档案不能混淆。
②按全宗整理，能够紧密的保持文件之间的历史联系。因为按全宗整理，首先保持了文件在来源方面的联系，然后在分类、立卷、排列等各项整理工作中再保持内容、时间或形式方面的联系。
③按全宗整理，便于系统地和历史地研究档案内容，发挥档案的凭证作用。
④按全宗整理，便于档案进馆后的各项业务工作的进行。全宗是档案馆管理档案的基本单位，收集、鉴定、保管、统计都必须以全宗为单位。
总之，按全宗整理，是整理档案的科学方法。任何档案都必须按全宗整理，这称为全宗原则。
15 、档案价值鉴定的标准是什么？
答： 1、档案的来源标准。2、档案的内容标准。3、档案的形式特征标准。4、相对价值标准。5、效益标准。
16 、档案统计工作有哪些步骤？
答：第一，档案统计调查。第二，档案统计资料整理。
17 、全宗指南包括哪些内容？
答：全宗指南包括封面和正文两部分。正文包括：1、机构沿革简介2、全宗内档案情况简介3、全宗内档案内容与成份介绍4、备注
18 、照片档案的收集范围。
答：凡是反映本单位的职能活动，具有保存利用价值的照片、底片、录音带、录像带等音像材料均属收集范围。具体有以下内容：
1)本单位历届领导人及全体职工的照片、底片。
2)领导活动（包括上级领导、社会著名人物来本单位检查、视察、指导工作）形成的照片、底片。
3)本单位召开的各种会议（包括工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议）形成的照片、底片。
4)本单位各种工作成果形成的照片、底片。
5)本单位宣传报道工作形成的照片、底片（包括电视台、电台播放的有关本单位及其所属单位的信息、新闻报道）。
6)本单位外事活动形成的照片、底片。
7)本单位发生的各种事件、事故形成的照片、底片。
8)本单位在职能活动中主办或承办的重大活动的照片、底片。
9)本单位获得的各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）翻拍形成的照片、底片。
10)本单位组织或参加的文体活动形成的照片、底片。
11)其它有保存、利用价值的照片、底片。
19 、电子文件的特点。
答： 1、电子文件呈数字化信息形态。2、电子文件对设备的依赖性。3、电子文件载体的非人工可读性。4、电子文件信息与载体的可分离性。5、电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性。6、电子文件信息共享性及不安全性、易修改性。7、使用技术与载体的不稳定性。
20 、简述电子文件归档要求。
答：1.健全制度，落实责任，确保电子文件完整系统。
2.完善技术，加强管理，确保电子文件的原始、有效。
各单位的电子文件应按照统一要求的格式进行存储，确保电子文件的有效读取。文本文件收集时应统一将其转换为TXT、WORD97、WPS格式文档；静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、PDF、JPEG、S2格式文档；影像文件收集时应按MPEG2方式压缩；声音文件收集时应统一转换为MP3格式。
3.电子文件在我国尚未取得法律效力，所以归档电子文件与相应的纸质或其他载体形式的文件会长期共存。收集的电子文件与相应的纸质或其他载体形式的文件应在内容及相关描述上保持一致。
4.在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。
三、详细回答
档案收集工作的意义和要求是什么？
答：意义： 1、档案收集是储存档案信息资源的重要途径。2、档案收集是实现档案集中管理的基本手段。3、档案收集是档案管理其他业务环节的基础。4、档案收集是决定档案工作存在和发展的前提条件。5、档案收集对促进档案学理论发展，推动档案工作现代化的实现有重要作用。
要求：1、归档和进馆档案应齐全完整。2、加强档案馆、室外的调查和指导。3、保持全宗和全宗群的不可分散性。4、积极推行如馆（室）档案的标准化。
怎样理解档案的定义？
答： 1、档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的。2、档案是保存备查的历史记录。3、档案的形式是多种多样的。4、档案是直接的历史记录。
档案鉴定工作的原则是什么？
答：档案鉴定工作的原则是：从社会的总体要求出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值。这一原则包含了两层含义：一是确定了档案鉴定的基本指导思想和出发点。二是确定了文书档案鉴定的三个基本观点，即全面的观点、历史的观点和发展的观点，这是鉴定工作原则的主要内容和主体部分。
档案保管工作的任务和要求是什么？
答：档案保管工作的任务具体讲，有以下三项： 1、防止档案的损毁。2、延长档案的寿命。3、维护档案的安全。
保管档案的基本要求： 1、以防为主，防治结合。2、相互协调，密切配合。3、加强重点，照顾一般。4、立足长远，保证当前。
档案统计工作的任务和要求是什么？
答：档案统计的任务： 1、档案数量的统计。2、档案业务管理工作质量的统计。3、档案开发利用工作情况的统计。4、档案工作条件的统计。
档案统计工作的要求：1、要保证档案统计资料的准确性、系统性、及时性和科学性。2、档案统计必须受国家统计立法的约束。3、要充分发挥档案统计的服务和监督作用。
档案著录的意义是什么？
答： 1、著录是建立档案检索系统的基础和前提。2、著录为查找档案材料提供依据。3、著录是决定检索效率和质量的重要因素。
试述档案利用工作在档案工作中的地位。
答：第一、档案利用工作是档案业务工作中最富有活力的环节。
第二、做好利用工作是带动整个档案工作发展的关键步骤。
第三、搞好利用工作能够促进档案工作由被动变主动，做好做活档案工作。
第四、档案利用工作是档案事业为社会主义现代化建设服务的基本措施，是档案工作的中心任务。
试述档案编研工作的作用。
答： 1、档案编研工作是档案提供利用的较高形式，能够广泛、集中、系统地提供档案为社会所用，是档案部门主动开发档案信息资源的具体表现，做好这项工作能够获得很好的社会效益和经济效益。
2、加强档案编研工作能够促进档案部门整体工作水平的提高，有利于培养高水平的档案工作者队伍。
3、档案编研工作的开展既可以为社会提供良好的精神产品，为科学研究和工作查考提供条件，又能够扩大档案部门的社会影响，提高社会档案意识。
4、档案编研在保护档案原件、传播历史文化财富方面的作用则更加明显。
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