青岛市市北区档案馆 刘春丽

国家档案局2000年12月6日颁布的《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），自2001年1月1日起开始实施，其目的是为了简化档案整理，深化档案检索，促进档案管理现代化，更好地提供档案为党和国家各项事业服务。

传统的档案分类，组成类的基本保管单位是案卷，档案的检索与利用都是在“卷”的层面上进行的，这就给我们日常的工作带来一些难以解决的问题，例如：组卷难，对于一名新从事档案工作的人员来说，需要一定的时间掌握 “六个特征”的立卷方法；大部分单位的档案人员多为兼职，容易造成文件收集不完整、归档不及时；在开放档案提供利用中，不利于保密和控制；案卷也给档案的复印、扫描、缩微、修复等工作带来一定影响。而《规则》建立了文件级整理程序，只要做好平时立卷，随到随存档，不用等到年终集中整理，减少了利用检索的层次，从而解决了上述所存在的问题。

以“件”为整理单位进行文件级整理，将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，从而达到简化、简化操作的目的，这是制定《规则》的基本出发点。其最根本的特点，就是归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，来文与复文为一件。有一些文件，如单一的请示与批复、报告与批示等，关联性强，利用时通常需要相互查证，因此实体不易分散，允许将这些文件两份或多份作为一件，作为整理的基本单位。有些比较特殊的文件材料，如简报、信访材料、介绍信等，需要灵活处理，不能简单地一概定为一份为一件。因此在实际应用时，应正确把握，不允许随意扩大“件”的含义，否则违背了《规则》“深检查”的初衷和目的，

结合实际，选择合理的分类方法

合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。《细则》选择年度、组织机构和保管期限作为通用的分类方法。在机关档案室的实际工作中，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的做法是不科学的，也是不现实的，因而结合本地区的实际或机关的特点将几种分类方法结合使用则是必要的。为了统一标准、规范管理，除有特殊情况外，原则上不允许随便更改分类方法，否则就会违背分类的原则。准确的分类将为归档文件的整理打下一个良好基础，同时，最大限度地保证归档文件整理的质量。

四、加强管理，加大现代化管理的步伐

实行新的《规则》后，提供给利用者的是单份文件，由于频繁的抽取，很容易造成文件的混乱和丢失。为了保护档案的原件，延长档案的使用寿命，真正实现深化检索、方便利用的目的，必须改进传统的检索方法，充分利用现代化技术，以查阅电子文件为主，查阅档案原件为辅，尽量减少档案原件的查阅次数，减少纸质文件的检索利用并做好数据的备份。

新的立卷改革以其简化、兼容、衔接、适用、灵活的特点，给立卷工作带来方便，但也存在弊端，就档案馆而言，最明显的问题就是档案移交进馆时的清点工作，由于几百件、上千件同时接收，大大增加了档案馆的工作量。

如何改变上述问题，笔者认为可以根据实际情况调整移交进馆档案的时间。《档案馆工作通则》中规定：档案馆接收现行机关档案的期限，县级以下综合档案馆接收县级以下机关保存10年左右的永久和长期档案。然而随着立卷改革工作日趋完善以及机关办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式，也为立卷改革提供了新的方向和可能。由此，各机关单位在保存和利用开发档案时可以直接运用电子档案，将纸质档案移交进馆，由10年一接收调整为以每年一接收，既减少了档案馆集中接收进馆档案时的工作量，节省了时间；又可以保证档案的齐全完整；还可以解决单位档案保管条件差，给档案长久保存留下的隐患。