档案工作岗位资格培训材料
----机关档案部分
青岛市市北区档案局
第一章 基本概念
一、归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
二、归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
第二章 归档文件的价值鉴定
第一节 归档范围
一、机关文件材料归档范围
㈠应归档的上级机关的文件材料
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的法规性文件；
3、党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词。
4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。
5、上级机关转发本机关的文件
㈡应归档的本机关的文件材料
1、本机关制发的（包括与其他机关联合制发的）、编有正式发文字号的所有红头文件
2、本机关形成的非红头文件材料
⑴本机关汇总的统计报表：包括党员统计年报、干部统计年报、劳动工资统计报表、会计统计报表、工会统计报表、团组织、团干部统计报表、离退休干部统计报表、业务统计报表。
⑵本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领导的会议文件材料；本机关召开的工作会议、专业会议材料。
⑶本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告。
⑷人大代表建议、政协委员提案及其办理结果。
⑸内容重要的人民来信、来访材料。
⑹机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料。
⑺本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料。
⑻本机关的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关（本行业）重要活动事件的剪报。
⑼本机关职工发表的论文。
⑽各种调研报告。
⑾本机关党员、团员、干部、工人名册以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作的文件材料。
⑿本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根。
⒀本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。
⒁本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本。
⒂本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。
⒃各种普查工作中形成的文件材料。
㈢应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料
1、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件。
2、有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。
3、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的文件材料。
㈣应归档的下级机关的文件材料
1、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件。
2、直属单位报送的重要的科技文件材料。
3、下级机关报送的法规性备案文件。
第二节 保管期限
一、档案保管期限划分
文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久为50年以上，长期为16-50年，短期为15年以下。
㈠永久：凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
㈡长期：凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件材料列为长期保管。
㈢短期：凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。
二、文件材料的保管期限
㈠上级机关文件材料
1、 永久
⑴机构演变、机关领导人任免的文件材料。
⑵上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的主要文件材料。
⑶上级机关视察及检查本地区、本机关形成的重要文件及音像材料。
⑷直属部级上级机关的劳动模范、先进工作者等的文件材料。
2 、长期
⑴直属厅级上级机关的劳动模范、先进工作者等的文件材料。
⑵上级机关召开的重要会议的主要文件材料。
⑶直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的一般文件材料.
3、 短期
上级机关制发的非本机关主管业务，但要贯彻执行的文件材料。
㈡本机关文件材料
1、 永久
⑴本机关召开的党、政重要会议的主要文件材料；
⑵本机关制发的方针政策性、法规性和重要业务问题的文件材料；
⑶反映本机关主要职能活动的年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、控制数字、统计报表；
⑷重要的专题报告；
⑸重大问题处分材料；
⑹职工、党员名册；
⑺有关区域变化、土地边界的文件材料；
⑻有历史意义和长远利用价值的合同、协定、协议书；
⑼重大外事活动中形成的主要文件材料；
⑽省级以上领导人重要批示和有处理结果的人民来信来访的文件材料；
⑾ 本机关组织沿革、大事记、年鉴；
⑿ 本机关公开出版的出版物；
⒀本机关召开的年度工作会议的文件材料；
2 、长期
⑴本机关制发的一般业务问题的文件材料；
⑵各种普查工作形成的原始记录；半年的、季度的、一般专题的工作总结、报告；
⑶内部机构负责人的任免材料；
⑷干部职工的录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料；
⑸职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根；
⑹党、团、工会的工作报告、总结、会议文件等；财产、物资、档案的交接凭证；
⑺与国内外有关单位签定有较长时效性的合同、协定、协议书等文件材料；
⑻外事活动中形成的一般文件材料；
⑼有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的人民来信来访的文件材料；
⑽本机关制发的综合性工作简报、信息
⑾本机关从各种报刊、杂志上剪裁的反映本机关工作活动的剪报及职工发表的论文；
3、 短期
⑴本机关一般事务性的文件材料；
⑵重要会议文件中的小组会议记录、参考文件，会议服务机构的计划、总结；
⑶一般专业会议的典型材料、代表发言材料、简报；
⑷季度、月份的计划、规划；
⑸季度、月份的控制数字、统计报表；
⑹与国内外有关单位签订的只具有短期时效性的合同、协定、协议书；
⑺机关之间协商工作的来往文书；
⑻没有处理结果的人民来信来访材料；
㈢同级机关和非隶属机关的文件材料
1、 永久
⑴机构演变、机关领导人任免、人员编制、启用印信的文件材料；
⑵省级以上的劳动模范、先进工作者等的文件材料；
2 、长期
⑴地县级以下的劳动模范、先进工作者等的文件材料；
3、 短期
⑴同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务，但要贯彻执行的文件材料；
㈣下级机关文件材料
1 、长期
⑴下级机关报送的年度和年度以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告等；
2、 短期
⑴下级机关报送的年度以下的总结、统计报表，一般专题报告和备案的材料。
第三章 建立相关制度
为了使归档文件整理工作能顺利地开展并保证其工作质量，必须建立健全相关的规章制度并将其纳入有关部门和人员的岗位责任中监督实施。这些制度应包括《文件材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》、《不归档文件管理处置办法》等相关制度。
一、《文件材料整理及归档办法》
建立这项制度的目的是明确归档文件的整理环节、整理方法、归档时限和质量要求等，具体应包括以下一些内容：
㈠明确整理工作的环节。
㈡明确分类方案。
㈢确定整理方法。
㈣对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案，如会计、审计、基建等以及本机关职能业务工作中产生的特殊载体形式的文件材料，必须依据国家的有关规定一并提出整理和归档要求。
㈤限定归档的时间和质量要求。
二、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》
这是档案工作的一项基本制度，也是归档文件整理工作的依据文件之一。制定本制度，必须依据国家档案局《关于机关文件材料归档与不归档的范围》和《机关档案保管期限的规定》，结合本机关形成文件的种类逐一对照分析，准确地划定归档的范围和保管的期限。
三、《不归档文件管理处置办法》
一个机关在一个年度中形成的文件材料，除需要整理归档保存外，还有一些没有保存价值、可以销毁的文件材料。这些文件包括重份文件、未成文的草稿以及一般性文件的历次修改稿，事务性、临时性的文件材料，与本机关职能无关的部分参考性材料，内容已被其他文件涵盖的文件材料等。
㈠已确定失去保管价值的文件材料，档案部门应组织有关部门和人员将其逐件登记造册，在报主管领导批准后，派专人监销。任何组织或个人不得将其随意处理。
㈡有一部分重份文件，业务部门或个人要求留做资料的，应当得到档案部门的同意，并按照相应的规定确保其安全使用。个人一般不得留存有秘密等级的文件。
第四章 细则阐释
一、《细则》的主要内容
《细则》的内容主要包括归档文件整理的原则和方法。
二、《细则》的适用范围
㈠《细则》适用于市直机关、团体和其他社会组织。
㈡《细则》适用于作为文书档案保存的纸质文件材料的整理。
三、归档文件的整理原则
《细则》将“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用”概括为归档文件的整理原则。
四、归档文件的质量要求
㈠归档文件应齐全完整
1、“红头”文件。
2、“非红头”文件材料（如各种会议记录、统计报表、调研报告、介绍信及存根等）。
3、业务上级发来的文件材料。
㈡归档文件应易于长久保存
1、对破损文件进行修裱。
2、对字迹模糊或易退变的文件进行复制。
3、对过大的文件进行折叠。
4、去除易锈蚀的金属物。
五、归档文件的整理方法
㈠整理单位
《细则》最根本的特点，就是归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件。
1、文件正本与不同稿本：文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易与正本装订在一起的，也可单独作为一件。
2、正文与附件：正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易与正文装订在一起时，也可各为一件。
3、正文与文件处理单：文件处理单不归档，如果有单位领导重要批示意见的，应与文件作为一件，放置于文件的首页，作为文件的组成部分。
4、原件与复制件作为一件。
5、转发文与被转发文作为一件。
6、报表、名册、图册等，一册（本）作为一件。
7、来文与复文作为一件。
8、会议材料：
⑴综合性或专业性会议形成的材料有多有少，一份会议文件作为一件。
⑵单位召开的党政会议记录，可根据形成材料的多少，自定件数，如一年、半年或三个月的会议记录作为一件。
9、介绍信及存根、剪报材料、简报（信息）：
⑴可分别按时间顺序、依材料多少，自定件数，如一年或半年的作为一件。
⑵介绍信或存根应把同一人的组织关系（党、团）、行政关系、工资关系介绍信或存根排列在一起。
⑶比较大的系统如组织部、人事局等，一年中可能形成几册介绍信或存根，可按原装订方式，一册作为一件。
10、人民来信或公开电话及办理结果、人大代表建议或政协委员提案及答复、督查件等：
⑴人民来信或公开电话，没有办理结果或列为短期保存的，可视材料多少，自定件数，如一年或半年作为一件；列为长期以上保存的，一封人民来信（一个公开电话）及其办理结果作为一件。
⑵人大代表建议或政协委员提案，列为短期保存的，可视材料多少，自定件数，如一年或半年作为一件；列为长期以上保存的，一份人大代表建议或政协委员提案及答复，作为一件。
⑶督查件，作为专门办理督查业务的市委、市政府督查室，一份督查件及办理结果作为一件；其他单位，一个批示人形成的督查件及办理结果，可视材料多少，自定件数。
11、非诉讼性案件材料，可一个案件或一个人的材料作为一件。
※注：“为一件”就是实体装订在一起，编目时也应视为一条条目。不允许随意扩大“件”的含义，将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起，这样容易引起检索混乱，难以查准。
㈡装订
1、装订的要求
⑴归档文件应按“件”装订。
⑵正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复制件在前，原件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。
⑶装订前应将“件”内的各页左、下侧对齐。
2、装订的方法
目前常见的装订方式：
⑴线绳装订法 ⑵粘接式 ⑶穿孔式 ⑷铆接式 ⑸封套式
《细则》中提出了以下的装订方式。
⑴永久保存的归档文件采用缝纫机、三孔一线或不锈钢装订针在左侧中部装订，装订长度为10-15CM。
⑵非永久保存的归档文件，可保持原装订形态；较厚文件采用左侧三孔一线方法装订。
⑶书籍、刊物等保持原装订形态。
※注意事项：
⑴采用三孔一线方式装订，必须使用细棉线绳，以保证归档文件放档案盒保管时左侧不至于太厚，占用太多空间。
⑵使用不锈钢装订针，必须是同级档案行政管理部门认可、质量可靠的。
㈢分类
1、分类的基本方法
分类方法也称为“分类标准”、“分类方案”。合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。文书档案分类的方法很多，《细则》选择年度、组织机构和保管期限作为通用的分类方法。
⑴年度分类法
就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。
年度分类法需要注意的事项：
①文件的形成时间
一般应以文件签发日期（即落款日期）为准，判定文件所属年度。
对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规等内容涉及不同年度的文件，取消了原有的按针对年度归类的做法，统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。例如，1995年形成的《1996-2000年工作规划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997年。
②跨年度形成的文件
跨年度形成文件，如召开会议、处理案件等，这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归人办结年度。
③多份文件作为一件时，“件”的日期判定
以装订时排在前面的文件的日期为准。例如，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。
⑵机构分类法
就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。一般情况下，一些比较大的机关如市委办公厅、市人大常委会办公厅、市政府办公厅、市政协办公厅、市纪委办公厅以及一些内部机构比较多、分工比较明确的机关可以采用机构分类法，其他机关不主张采用此法。
⑶保管期限分类法
就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。
2、分类方法的确定
在机关档案室的实际工作中，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的做法是不科学的，也是不现实的，因而结合本地区的实际或机关的特点将几种分类方法结合使用（称之为复合式分类法），则是必要的。
常用的复合式分类法有：
⑴年度—保管期限—机构分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，再在每种保管期限下按组织机构分类。
年度—保管期限—机构分类法举例如下：
1995年：永久¨办公室、业务一处、业务二处
长期¨办公室、业务一处、业务二处
短期¨办公室、业务一处、业务二处
1996年：…
⑵年度—保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，再在年度下按保管期限分类。
年度—保管期限分类法举例如下：
1995年：永久、长期、短期
1996年：永久、长期、短期
1997年：…
3、选择分类方法应该注意的问题
⑴《细则》规定了两种分类方法：年度—保管期限分类法和年度—保管期限—机构分类法。选择其中一种分类方法，应一分到底。为了统一标准、规范管理，原则上不允许随便更改分类方法。
⑵立档单位选择分类方法时，必须保持一致性，不能随意更改和交叉。
㈣排列
1、排列原则
《细则》对归档文件的排列强调“时间”原则。即按归档文件形成时间排列。
2、排列方法
《细则》规定，归档文件的排列方法是“在分类方案的最低一级类目内，按其形成时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。
⑴按年度—保管期限分类，在“保管期限”这一最低类目内，归档文件完全按形成时间排列即可。
⑵按年度—保管期限—机构分类，在“机构”这一最低类目内，归档文件按形成时间排列，机构之间按习惯性顺序排列即可，一般的顺序是党群机构（党、工、团、妇）在前，行政机构在后（综合机构在前，业务机构在后）。
⑶会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
㈤编号
归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
1、编号项目
《细则》将编号项目确定为全宗号、年度、期限、件号。
2、归档章
编号项目确定后，要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”。
※盖章位置及注意事项：
⑴归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置，如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。
⑵文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，可在文件首页前另附纸页加盖归档章。
⑶归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等重叠。
⑷盖章所用材料，必须符合档案保护的要求，一般用蓝印台等不易扩散的材料盖章，不允许使用易扩散的红色印泥等。
⑸加盖归档章，可以在文件流转前进行，以提高盖章工作的效率。
3、归档章设置
归档章的项目设置与编号项目相同，即《细则》所规定的全宗号、年度、期限、件号。
⑴全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号，没给定的暂空。
⑵年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。
⑶期限：归档文件保管期限的简称。按照现行的国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》，保管期限分为永久、长期、短期3种。
⑷件号：文件的排列顺序号。其编制方法是：依据归档文件的排列顺序，一个机关每一年度每种保管期限的归档文件均从“1”开始标注。
※注意事项：
⑴除期限外，其他项目均用阿拉伯数字填写。
⑵填写归档章项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。
⑶归档章中有些项目比较固定，如全宗号、保管期限等，可以直接刻在归档章上进行加盖。
4、归档章的格式
※注意事项：
⑴归档章的规格为长40mm，宽16mm，分别将“全宗号”、“年度”、“保管期限”、“件号”以汉字形式刻在章上。
⑵每个项目所处位置不得打乱，以适应标准化的需要，便于档案的管理和利用。
⑶各单位不得自行更改归档章的格式和内容。
5、关于编号工作中应注意的问题
⑴归档章的刻制。各单位在刻归档章时，应将全宗号、期限刻上，年度、件号用符合档案保管要求的书写材料填写。这就要求一个单位需刻制三个归档章。格式如图所示：
全宗号 年度
期 限 永久 件号
全宗号 年度
期 限 长期 件号
全宗号 年度
期 限 短期 件号
⑵件号的编制必须按照《细则》所规定的编制方法：一个机关每一年度每种保管期限的归档文件均从“1”开始标注。
⑶光荣册、塑料皮笔记本形成的会议记录等文件材料，首页无法盖章，也无法在文件首页前另附纸页，可在光荣册、塑料皮笔记本内第一页上端的空白位置加盖归档章。
⑷横式文件，在文件右侧居中位置加盖归档章。
㈥编目
编目是指编制归档文件目录。归档文件应按保管期限分别按件编制归档文件目录”，即应按照永久、长期、短期三个系列，每年度分别编制归档文件目录。
1、归档文件目录的项目
归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、密级和备注等项目。
归档文件目录的具体填写要求如下：
⑴件号。文件的排列顺序号。用阿拉伯数字填写归档文件的排列顺序号。
⑵责任者。责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。
①填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”等含义不明、难以判断的简称。
②联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须抄录，以体现“以我为主”的精神。
③未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。
④申报表单独作为一件（不附带正式文件）时，责任者署本机关；如附带正式文件，申报表是作为文件的附件来处理，责任者署正式文件的制发机关。
⑤介绍信（存根），责任者署本机关。
⑥会议材料。正式文件，责任者署文件的制发机关；领导讲话，责任者署讲话者所在单位名称、职务和姓名。
⑦剪报材料，责任者署本机关。
⑶文号。文件的发文字号。是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写时应照实抄录，不能省略，其中年度、顺序号用阿拉伯数字填写。由于文号栏较窄，可回行填写。
⑷题名。即文件标题，它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。一般应照实抄录。
①一般情况下，文件只有一个题名（正题名），填写目录中题名项时应照实抄录。并列题名需要时与正题名一并抄录。
②有些题名含有发文机关，抄录题名时，可省略发文机关。
③有的文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加“[]”号。如干部任免的文件材料，应将本单位人员姓名著录在题名之后。
④有些归档文件的附件独立性强，如正件与附件作为一件时，如果目录中只著录正文题名，不能反映出 附件的内容，可能造成漏检。此时也可以在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。如附件单独作为一件，在著录附件题名前加“＊＊＊文件附件：”。
⑤定稿、历次修改稿分别作为一件，其题名的著录格式为：正文题名+定稿或第*次修改稿。
⑥请示与批复题名的著录：在批复题名后加“附**单位请示”。口头或电话批复，需在请示文件上注明并加盖公章，题名著录格式为：在请示文件标题后加（已批复或已办理）。
⑦会议材料题名的著录：从第二份材料起，在材料题名前加“**会议材料：”。
⑧会议记录题名的著录：在责任者和会议记录之间加“起止时间”。如：二00二年一至四月份局长办公会议记录。
⑨介绍信（存根）题名的著录格式：****年介绍信（存根）。
⑩简报、信息题名的著录格式：****年第*至*期**简报或信息。
⑾剪报材料题名的著录格式：****年剪报材料。
⑿信访材料题名的著录格式：关于反映**（人员姓名或单位名称）信访案件材料。
⒀出国材料题名的著录格式：关于***（单位名称或人员姓名）出国或赴港澳审批件。
⑸日期。文件的形成时间，即文件的签发时间（落款时间）。以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位前加“0”。
①有的文件未注明日期，编目时应根据文件内容加以考证并填写。
②填写目录时，可将表示月、日的数字回行填写，即填写为两行。如1999年9月9日填写
1999
0909
⑹密级。指文件保密程度的等级。文件的密级分为绝密（UM）、机密（JM）、秘密（MM）、内部（NB）、国内（GN）、公开（GK）。密级的著录直接决定进馆档案文件的开放与否以及开放范围，应准确著录。
⑺备注。注释归档文件需要补充和说明的情况，包括开放标识、缺损、修改、补充、移出、销毁等等，一般只填写互见号或开放标识。对备注项目的填写应严加控制，以免使目录条目杂乱。另外，如果有些条目需说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加“*”号，将具体内容填入备考表中。
※注意事项：
⑴填写归档文件目录项目时，应使用符合档案保护要求字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。
⑵已采用计算机管理的单位，可直接使用档案管理软件生成并打印出目录。
2、归档文件目录的用纸规格
⑴归档文件目录用纸采用国际标准A4型（长、宽分别为297mm、210mm）。
⑵归档文件目录采用横式结构。
3、归档文件目录封面
⑴归档文件目录应装订成册并编制封面。
⑵归档文件目录封面采用国际标准A4型（长、宽分别为297mm、210mm）横式结构。
⑶归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。
⑷归档文件目录必须按保管期限分别装订，不同保管期限的不能装订在一起。一般3-5年一种保管期限的归档文件目录装订一册。平时可用文件夹或档案盒管理，满3年或5年再装订成册。
4、归档文件目录（加封面）的装订，应使用统一规格的目录夹。
㈦ 装盒
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。
1、装盒要求
⑴装盒具体要求包括：
①归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。
②不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。
③不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
⑵装盒时应注意以下问题：
①应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，档案盒站立放置时不使文件弯曲受损。
②档案盒只是归档文件的装具，只需按照排列的先后顺序依次装盒；一盒装满后，顺次装入下一盒。
2、档案盒格式
⑴档案盒的规格。档案盒外型尺寸为310mm×220mm（长×宽）的长方体，盒脊厚度根据需要设置为20mm、30mm、50mm。
⑵档案盒封面。档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称），全宗名称应以印章形式盖在档案盒封面相应位置上。刻制全宗名称印章的字体用宋体，印章尺寸为11.8cm×2cm（长×宽）。一般用蓝印台等不易扩散的材料盖章，不允许使用易扩散的红色印泥等。
⑶档案盒盒脊的项目。档案盒按照竖式方式摆放，在盒脊设置各检索项，包括全宗号、年度、保管期限、起止件号和盒号。
※注意事项：
①上述各项目涉及数字的，均用阿拉伯数字填写。
②填写盒脊项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料， 如碳素墨水、蓝黑墨水等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。
3、备考表
备考表置于盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。
第五章 电子文件的定义
一、指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
二 、 电子文件的收集
㈠收集范围
凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均应收集保存。主要有如下几种信息类型：
1.文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。类别代码为T。
2.图像文件：用扫描仪、数码相机等设备获得的二位点阵图文件。目前收文的数字化大多采用扫描形式转化成图像文件。类别代码为I。
3.图形文件：由CAD系统或其他制图软件形成的二维、三维图形文件。类别代码为G。
4.影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的文件。类别代码为V。
5.声音文件：用音频设备获得并经计算机处理的文件。类别代码为A。
6.多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。类别代码为M。
7.计算机程序：计算机使用的在某一软件平台上自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件。计算机在各行各业被广泛应用，其关键在于各行各业根据自己的需要开发了自己的软件，指挥计算机完成各项任务，因而各单位都会产生命令文件，应注意收集保存。类别代码为P。
8.数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种分析、计算、测试、设计参数及管理数据等文件。类别代码为D。
㈡收集要求
1.健全制度，落实责任，确保电子文件完整系统。
2.完善技术，加强管理，确保电子文件的原始、有效。
各单位的电子文件应按照统一要求的格式进行存储，确保电子文件的有效读取。文本文件收集时
应统一将其转换为TXT、WORD97、WPS格式文档；静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、
PDF、JPEG、S2格式文档；影像文件收集时应按MPEG2方式压缩；声音文件收集时应统一转换为
MP3格式。
3.电子文件在我国尚未取得法律效力，所以归档电子文件与相应的纸质或其他载体形式的文件会长期共存。收集的电子文件与相应的纸质或其他载体形式的文件应在内容及相关描述上保持一致。
4.在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。
三、电子文件的归档
电子文件的归档与纸质文件的归档性质一样，都是由文件的形成部门向档案部门移交应归档的文件，并履行交接手续，形成具有法律效力的文件及交接文据的过程。具体包括两个过程：
㈠归档检验过程
1、审查是否在规定时间内归档；
2、是不是应归档的文件材料全部归档；
3、电子文件的登记是否齐全、准确；
4、检测电子文件是否原始有效；
5、能否在指定的软硬件平台中准确读出；
6、检测电子文件是否受病毒感染；
7、检查载体有无扭曲、划痕以及霉变等。
8、将检验结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。
9、检验发现有不符合要求的，应要求有关部门予以改正。
㈡履行手续过程
经审查，归档电子文件完全符合归档要求，归档双方应履行交接手续，记录审查结果和交接过程，明确双方责任。归档手续履行完毕后，电子文件的保管权利和责任就转到档案部门了。
四、电子文件的存储
（一）、电子文件的存储载体
目前，数字信息记录载体主要有磁带、硬磁盘、软磁盘、光盘等类型。
光盘采用激光技术存储数据，现阶段光盘有只读光盘、WORM光盘、可擦写光盘。光盘的特点是存储容量大，数据传输率高，存取速度快，成本低，保存寿命长。
根据几种存储载体的比较，目前采用光盘作为电子文件的载体比较合适。
（二）、电子文件的信息组织结构
一个归档年度的电子文件应拷贝至一张或多张光盘中，几个归档年度的电子文件不应存储在一张光盘中。每张光盘的根目录中应包含如下内容：
1.说明文件
文件名为README.TXT。
一张光盘只有一个说明文件，存放有关本张光盘的各种信息。包括全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间等。说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。
说明文件样例
全宗号:100
全宗名称:青岛市档案局
归档年度:2002
盘号:1
制作人:张三
检查人:李四
制作时间:2003.3.18
2.著录文件
文件名：DESCRIPT.XML
文件内容：用《易初档案管理系统》自动生成
3.电子文件子目录
子目录的名称为DATA。存放应归档的电子文件。
在DATA目录下，一件归档电子文件存放在一个子目录中，子目录名为全宗号+归档年度+保管期限+件号，如000012002100001，其中第1—5位为全宗号，第6—9位为归档年度，第10位为保管期限（永久为1，长期为2，短期为3），第11—15位为件号。
五、电子文件的保管与利用
1、保持良好的保管条件
⑴环境温度保持在17℃—20℃，相对湿度保持在35%—45%。
⑵存放时应远离强磁场，并与有害气体隔离。
⑶归档载体应作防写处理。不得擦洗、刻划、触摸记录涂层，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直射。
2、注意检测和维护
对磁性载体每满2年，光盘每满4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。
3、建立多套备份制度
电子文件应制作三套，一套封存，一套提供利用，一套异地保存。套别用符号表示分别为：A、B、C。
4、对需要控制使用的电子文件用密码技术、用户身份验证技术等方法进行加密管理。
5、尽可能地借助计算机网络提供档案信息，供利用者使用。
六、制度建设
为了保证电子文件的齐全完整和有效管理，各单位应建立《电子文件归档管理制度》。主要包括以下内容：
明确本单位电子文件的归档范围
明确电子文件收集归档责任
明确收集积累要求
明确归档的时间和和鉴定过程
明确电子文件的保管要求
照片档案
一、概述
1．名词术语
照片：是将底片的影像印放到相纸上，得到与拍摄物相一致的黑白或彩色复制体。
底片：通过照相机使感光材料直接曝光，经过加工后获得载有被拍摄影像的胶片。
片边：底片边缘到画面边缘的区域。
乳剂层：具有感光成像功能的感光层(药膜)。
芯页：固定照片以及标注文字说明的纸制载体，是组成照片案卷的材料
文字说明：用以揭示被拍摄事物所反映的文字记述，是照片组成的一部分。
照片档案：国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的，以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。
2．照片档案的构成
一般照片档案是由照片、底片、文字说明三部分组成。
3．装具问题和粘贴办法
(1) 照片档案整理所需各种装具，包括底片袋、底片册、照片册，均使用青岛市档案局按规范要求统一监制的标准装具。
(2) 照片的固定采用双面胶带固定法。
二、照片档案的收集
1． 收集的范围
凡是反映本单位的职能活动，具有保存利用价值的照片、底片、录音带、录像带等音像材料均属收集范围。具体有以下内容：
1)本单位历届领导人及全体职工的照片、底片。
2)领导活动（包括上级领导、社会著名人物来本单位检查、视察、指导工作）形成的照片、底片。
3)本单位召开的各种会议（包括工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议）形成的照片、底片。
4)本单位各种工作成果形成的照片、底片。
5)本单位宣传报道工作形成的照片、底片（包括电视台、电台播放的有关本单位及其所属单位的信息、新闻报道）。
6)本单位外事活动形成的照片、底片。
7)本单位发生的各种事件、事故形成的照片、底片。
8)本单位在职能活动中主办或承办的重大活动的照片、底片。
9)本单位获得的各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）翻拍形成的照片、底片。
10)本单位组织或参加的文体活动形成的照片、底片。
11)其它有保存、利用价值的照片、底片。
2.归档时间
材料采取随时归档的办法，由形成部门负责对应归档的音像档案进行收集，按规范要求并编写说明，自形成之日起一个月内向档案部门移交，并办理移交手续。
3.归档要求
a归档的照片、底片影像要相符，底片、照片、文字说明三者应齐全，缺一不可。文字说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。
b照片的收集要有目的的进行选择。
三、照片档案的整理
1． 整理规则：应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为整理规则。
2． 底片的整理
（1）凡确定为档案保存的底片，按照接收底片的时间顺序编制流水号，底片不允许重号。
格式为：全宗号----底片号。
（2）底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面的片边处或刻写在齿孔的乳胶面上。
（3）底片要装入中性纸袋中，底片袋右上方标明底片号，然后按底片顺序号插入底片册。在底片册芯页上注明底片号。
3． 照片的整理
(A)照片的分类
１．应在全宗内按问题－年度进行分类。
２．照片档案的分类应坚持客观性、逻辑性、实用性等要求。
３．不允许不同类目的照片放在一个卷内。
(B)照片的排列
卷内照片的排列：卷内照片应先分组，一件事形成的照片为一组，单张照片也可视为一组。组与组之间按重要程度或时间先后顺序排列。
⑴领导任职：按任职时间先后排列
⑵领导参加公务活动类：按此次活动的先后顺序排列
⑶会议类：带会标的（主席台全景）、大会全景、领导讲话、代表发言。
⑷职能活动：一项工作为一组，一组内按工作开展阶段排列。
⑸荣誉类：按受奖时先后时间排列
⑹事故：应有全景和分镜头。
(C)照片的说明
a文字说明的成份与编写要求：
⑴成份：时间、地点、事由、人物
⑵文字说明：概括的揭示照片所反映的全部信息，文字简练、语言通顺，一般不超过２００个字，用阿拉伯数字表示时间。
(3)一组联系密切的照片应在一组照片的第一张照片编写总说明，其他照片可以分别编写简要的分说明，并注“*”号。
b照片号：每卷都从“１”开始编顺序号。
照片号／全宗号－底片号
c拍摄时间：用阿拉伯数字表示时间，1998.4.7。
照片号/底片号 1 / 1 拍摄时间 2003.5.27
d文字说明 *1999年4月7日至4月9日，在黄岛广厦宾馆召开了青岛市机关档案业务工作会议，市直60家单位的档案人员参加了会议。青岛市档案局局长吕曰让同志（位置）做了讲话。会上讲解了文书档案、音像档案的整理方法，布置了1999年的档案立卷检查等工作。
参见号 摄影者
五、卷内目录的填写
照片档案卷内目录
第七章 会计档案
一、会计档案及其管理的基本要求
1、会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。
2、会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。
3、会计档案工作实行会计部门立卷，档案部门统一管理的原则。
二、会计档案的来源与构成
1、会计档案主要来源于立档单位的会计部门或会计人员，只有会计部门或会计人员形成的会计核算材料才能成为会计档案。
2、会计档案主要由会计凭证、会计账簿、会计报表三部分组成。
三、会计档案的立卷
1、会计凭证（一般凭证15年，涉外凭证永久）
会计凭证应一册作为一个案卷。按月顺序整理，凭证应依其形成先后编写页号，所附原始凭证不编页号，每月订成一本或数本（每本一般不超过3CM）。装订线应位于左上角，采用二孔装订，加贴密封纸后由会计人员盖章。凭证封面应采用市财政部门、档案部门统一规定的格式。右下角的档号，用铅笔填写按年度编制的归档卷号。
2、会计账簿（现金帐、存款帐25年、总帐、明细帐、日记帐15年）
3、会计报表（年度永久、季报、月报15年）
4、装盒
会计凭证、会计账簿案卷装入市财政部门、档案部门统一规定的专用档案盒保管，每盒按以下格式填写标签：
会计报表参照文书档案整理办法
四、会计档案的分类、排列与编制案卷号
1、年度—类别—保管期限
2、类别—年度—保管期限
五、会计档案的保管
1、会计档案原则上由本单位档案部门统一管理。会计档案移交时，会计人员和档案人员应履行档案移交手续，填写移交清册。没有实行统一管理的，会计部门应按年向档案部门报送案卷目录。
2、档案部门整理会计档案时，原则上应当保持原案卷的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同会计部门共同拆封整理。
3、会计档案的管理部门要做好档案的保管工作，按规定提供利用档案。
4、会计档案保管人员调动时，必须办理会计档案交接手续，对损坏和丢失档案的，要查清原因，分清责任。
六、档案的鉴定和销毁
1、会计档案保管期满，应进行鉴定，由档案部门和会计部门共同提出销毁意见。
2、销毁会计档案必须编制档案销毁审批表和档案销毁清册，机关、事业单位报本单位领导审查批准后销毁。
3、各单位销毁会计档案时，应由档案部门和会计部门共同派员监销，，各级主管部门销毁会计档案时，还应由同级财政机关，审计机关派员监销。
4、监销人员在销毁档案之前，应清点核对，销毁后应在档案销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告单位领导。
5、会计档案销毁清册，由档案部门立卷并长期保存。
第八章 机关大事记
一、机关大事记的概念和结构
1、机关大事记：是按时间顺序记述一个机关发生的大事、要事的编研材料。
2、大事记结构：由封面、正文两部分组成
⑴封面：
大事记名称：单位名称+“大事记”
大事记起止年度：
全宗号：
编制单位：
编制时间：
⑵大事记正文由大事记述和时间两部分组成
二、机关大事记记述的范围
㈠大事记记述范围要全面记述反映机关职能活动和反映本机关工作特色的大事、要事。
1、本机关召开的各种代表大会和重要的专业会议；
2、本机关发生的重大事件和影响较大的活动；
3、本机关重大的组织机构调整和认识任免；
4、本机关发布的重大决定、决议事项；
5、本机关对社会上某些重大活动的态度和反映；
6、上级党、政府机关对本机关发布的重要指示、批示、批评、表彰等事项；
7、各种报刊对本机关的经验介绍、批评等方面的报道；
8、上级领导来机关视察的情况；
9、本机关先进人物的事迹；
10、各类重大事故；
11、重要的外事活动
12、在业务职能活动中发生的大事、要事。
㈡大事时间：对每件大事、要事按照时间顺序排列。一般以年度为一个部分，每部分按时间时序排列。如：
二OOO年
1月1日 …………。
2月1日 …………。
三、机关大事记记述要素
总体要求是文字简练、记述清楚，体现出五个要素（时间、地点、主要人物、事件的前因、事件的后果）
四、大事记记录制度
为了记录机关的重要活动，保证大事记质量，机关必需建立大事记录制度，由各部门负责记载各自工作范围的大事，按时向机关档案部门汇交，用于汇编机关大事记。原始记录应整理后在年终立卷归档。
第九章 全宗指南
全宗指南包括封面和正文两部分。
一、封面
青岛市档案局全宗指南
××××年至××××年
全宗号：100号
青岛市档案局
2003.5
二、正文：
1、机构沿革简介
单位成立、更名、办公地址迁移
隶属关系
主要职能
内部处室设置
主要领导人任职
2、全宗内档案情况简介
全宗内档案的数量
各种门类档案的分类方法
检索工具的种类和数量
3、全宗内档案内容与成份介绍
按照不同档案门类介绍
4、备注
本全宗指南编制时间、编制人
例:青岛市地质矿产局全宗指南
一、机构沿革简介
青岛市矿产资源管理办公室是市政府于1991年成立的，定为副局级事业单位，经费实行差额拨款，归口市计委。1995年12月17日青岛市编委下发了青编字［1995］158号文件《关于印发〈青岛市地质矿产局职能配置、内设机构和人员编制〉的通知》，根据《青岛市市级机构改革方案》，撤销市矿产资源管理办公室，组建市地质矿产局，由市计委管理，为青岛市人民政府主管地质矿产工作的职能部门。
青岛市地质矿产局成立于１９９６年１月１８日，为机关行政单位。其主要职能：负责《矿产资源法》及其配套法规和其它有关法律、法规授权的执法监督；参与区域规划、国土规划、城市总体规划，水资源规划、环境保护规划及其他有关规划的编制，修订；负责采矿登记发证管理工作；负责对矿产资源开发、利用和保护的监督管理；负责地质环境检测、评价和监督管理；负责地质勘查工作的监督管理；参与水资源调查、评价工作，协同水行政主管部门管理地下水资源。指导市区地矿行政管理工作，承办市政府及上级地矿行政主管部门交办的其它等项工作。青岛市地质矿产局内设机构自1996年至2001年先后设有办公室、地质矿产管理处、稽查征收处（加挂政策法规处牌子）。
自1996年至2001年任青岛市地质矿产局局长有李坚，副局长有张乃燕、田东明、崔永福、段存君。
二、全宗内档案情况简介
本全宗自1986年至2001年共形成文书档案 卷（永久保存 卷，长期保存 卷）。
文书档案按年度—问题分类。
本全宗编有案卷目录1种检索工具，共 册。
三、全宗内档案内容与成份介绍
文书档案主要内容如下：
1、 党组
2、 办公室
3、 地质矿产管理处
4、 稽查征收法规处
四、备注
本全宗指南编制时间：2001年6月。
第十章 组织沿革
全宗指南包括封面和正文两部分
一、封面：
青岛市档案局组织沿革
××××年至××××年
全宗号：100号
青岛市档案局
2003.5
二、正文：
青岛市××局组织沿革
㈠机关成立、合并、更改名称的时间
青岛市××局成立于1979年2月2日，1981年3月7日与青岛市××局合并，改称为青岛市××局，1996年3月1日，改称为青岛市××局。
㈡机关办公地址的迁移
青岛市××局成立之初在湖南路28号办公，1992年8月迁至××路办公至今。
㈢机关的隶属关系、性质、职权范围
青岛市××局是××市政府领导下的全市国民经济与社会发展计划的行政管理机构。其主要职能： ×× ×× ×× ×× ×× ×× ×× ××。
㈣机关领导人的任免
自1979年建局以来，历任机关领导人是：
局长 李四（1979年1月1日-1993年1月1日）
副局长 张三（1979年1月1日-1993年1月1日）
王五（1993年1月1日-1999年1月1日）
㈤内部组织机构的设置、变化、负责人姓名
1、内部组织机构的设置、变化
办公室 （1979年1月1日-1993年1月1日）
2、内部组织机构负责人设置、变化
办公室 张三 主任 （1979年1月1日-1993年1月1日）
办公室 李四 副主任 （1979年1月1日-1993年1月1日）
㈥直属单位设置、变化情况、负责人姓名
1、直属单位设置、变化情况
青岛市××办公室 （1979年1月1日-1993年1月1日）
2、直属单位负责人情况
青岛市××办公室 王五 主任（1979年1月1日-1993年1月1日）
㈦机关人员编制
1979年 1000人
第十一章 全宗与全宗划分
一、全宗概念及意义
1、概念：
全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案整体。
2、全宗意义
全宗是组成国家档案全宗的基本单位。档案必须按全宗整理，其主要意义如下：
①按全宗整理，符合档案工作必须维护党和国家历史真实面貌的要求。一个机关的全部档案能系统反映这个机关成立以来历年的活动情况，反映其职责、任务、工作发展等情况，只有维护了每一个单位的历史真实面貌，才能从总体上维护党和国家的历史真实面貌。所以，一般说，同一机关的档案不能分散，不同机关的档案不能混淆。
②按全宗整理，能够紧密的保持文件之间的历史联系。因为按全宗整理，首先保持了文件在来源方面的联系，然后在分类、立卷、排列等各项整理工作中再保持内容、时间或形式方面的联系。
③按全宗整理，便于系统地和历史地研究档案内容，发挥档案的凭证作用。
④按全宗整理，便于档案进馆后的各项业务工作的进行。全宗是档案馆管理档案的基本单位，收集、鉴定、保管、统计都必须以全宗为单位。
总之，按全宗整理，是整理档案的科学方法。任何档案都必须按全宗整理，这称为全宗原则。
二、立档单位及其构成条件
立档单位是与全宗这一概念联系在一起的。立档单位必须是具有法人地位的机关、社会组织、企事业单位和某些著名人物，它的全部档案可以构成一个全宗。构成立档单位的条件是一个机关、社会组织必须在行政上、财务上和组织人事上具有一定的独立性。具体条件是：
1、可以独立行使职权或进行管理，并能以自己的名义对外行文。机关、团体、企事业单位必须是一个法人单位，而不是一个内部组织机构。
2、是一个预算会计单位或是独立的经济核算单位，可以编造预算或财务计划。
3、设有管理人事的机构和人员，并有一定的人事任免权。
上述三个条件是互有联系的，一般说有第一条即有第二条、第三条。由于各种原因，有的单位并完全具备三个条件，则以第一条为主。
三、立档单位的变化与全宗的划分
1、立档单位根本性变化及其表现
根本性变化可分为政治性质的变化、生产关系的变化和基本职能的变化。
基本职能的变化，一般表现为机关、社会组织的撤销或成立。一般表现为下列种种变化。
①一个机关撤销，一个机关成立。即新成立的机关接收了撤销机关的职能，从新机关成立之日起，档案构成新的全宗。前后共为两个全宗。结束的全宗称为闭口全宗（不再形成档案），新建立的全宗称为开口全宗（档案不断积累）。
②一个机关的内部机构发展为一个新的独立的机关，也就是新成立的机关接收和代替了原机关的部分职能，新成立的机关的档案另立全宗，两个都是开口全宗。
③一个机关改组为几个机关，原机关档案是一个闭口全宗，改组及新成立的几个机关，其档案各自构成新的开口全宗。
④几个机关改组为一个机关，原各个机关的档案各自构成闭口全宗，改组后的机关的档案构成一个开口全宗。
2、立档单位非根本性变化及其表现
①机关、社会组织的职能、任务、工作范围的扩大或缩小。
②内部组织机构的调整，如处（科）室的增设或精减。
③立档单位名称的变化、办公地址的变更。
④上级领导关系的改变。
3、联合全宗
联合全宗就是若干个联系密切的机关的档案难以区分，联合组成一个全宗。
第十二章 全宗卷
一、全宗卷的概念及其作用
1、概念：
全宗卷是机关档案室在管理全宗档案的过程中形成的，能够说明全宗历史情况的各种文件材料所集中组成的一个专门案卷。它以全宗为单位，一个全宗只有一卷，故称“全宗卷”。
2、作用：
全宗卷是在管理档案过程中产生的档案，它记载了档案工作的基本情况，反映了立档单位和全宗的历史演变，是人们熟悉档案，做好档案管理工作的一种有效管理工具。每个机关档案室均应建立全宗卷。
二、全宗卷的内容
全宗卷内的文件材料是在管理这一全宗中由少到多逐步积累的。凡是在管理该全宗活动（主要指八个业务环节）中产生的，能够反映该全宗面貌的文件材料均可作为全宗卷的组成部分，其主要材料包括：
1、在收集工作中产生的档案交接文据、档案移交目录等；
2、在整理工作中产生的立档单位和全宗历史考证、档案整理工作方案、档案分类大纲等；
3、在鉴定工作中产生的档案鉴定工作报告、档案保管期限表、档案销毁清册等；
4、在保管工作中产生的档案缩微复制、消毒沙虫等保护技术、缩微技术方面的记录；
5、在统计工作中产生的全宗内档案数量和状况的检查登记表册等；
6、在检索工作中产生的全宗指南、全宗内档案编目情况记录；
7、在利用工作中产生的利用本全宗档案取得重大效益的情况记录等；
8、在编研工作中产生的本机关工作大事记、本机关工作概貌等等。
三、全宗卷的管理办法
全宗卷的保管形式为一袋或一夹（同时附上卷内目录，材料不编页号，不装订），单独存放，当全宗档案向档案馆移交时，全宗卷也随同移交。
现行机关档案室向档案馆移交档案时，全宗卷可复制一套随同档案移交档案馆，原件留存机关档案室，以备查考和补充。