档案工作岗位资格培训材料
----公文管理部分
青岛市市北区档案局
第一章 公务文书及其作用
一、公务文书的性质
公文的定义：是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的书面材料。
公文的本质属性：公文的本质属性就是它的现实执行性，亦即它的现行效用，又主要体现在公
文具有针对性、政策性、指导性等方面。
区分公文与其他文字材料的基本依据
1） 正是由于公文在公务活动中形成和使用，2） 所以，3） 它总是针对或为解决某些具体问题而4） 产生。
5） 各机关、单位对每一件具体问题的处理，6） 都必须有一定的政策依据和法律依据。
7） 当和国家制发的各类公文，8） 在贯彻实施的过程中，9） 对各种问题的解决和各项公务的办理又具有重要的指10） 导性。
公文的现实执行性
11） 公文一经制发，12） 就必须认真贯彻执行，13） 不14） 打折扣，15） 从而16） 使公文真正发挥出它的权威性和指17） 导作用。
18） 从时间概念上看，19） 公文的这种现实执行性是有时间规定的。
二、公务文书的特点
公文的特点
1） 公文由法定的作者制成和发布。
2） 公文居于法定的权威和效力。
3） 公文具有特定的体式。
收、发文程序
4） 收文：包括登记、分办、批办、承办、催办等环节。
5） 发文：包括拟稿、核稿、签发、缮印、用印、传递等环节
三、公务文书的作用
公文的作用
1） 事务管理作用
2） 行为规范作用
3） 领导和指4） 导作用
5） 公务联系作用
6） 宣传教育作用
7） 凭证依据作用
公文的凭证和依据作用体现在：
8） 公文是各机关、单位在公务活动中形成的，9） 所以，10） 公文便成为各机关、单位各种活动的真实记录。
11） 绝大多数的公文在进行公务联系的同12） 时，13） 都具有一定意义上的凭据作用。
14） 还有一些文件如会议纪要、会议记录等，15） 本身就有十分明显的凭据作用。
而16） 那些在程序上已经办理完毕，17） 丧失其现实执行效用的公文，18） 其中具有保存价值的，19） 就成为历史文件。历史文件的凭据作用也是很突出的，20） 是人们日后进行查考的重要资料。
第二章 公务文书的种类、体式和稿本
一、公务文书的分类
从文书来源上划分
1）由本机关、单位制发的；
2）外机关、单位制发的；
3）制发以后在机关、单位的内部使用。
从行文关系上划分：上行文、下行文、平行文
行文的概念：指的是一个机关单位给另一个机关单位的发文。
行文关系的定义：是指发文机关单位和收文机关单位之间的关系，亦即由组织系统、领导关系
和职权范围所确定的机关单位之间的公文授受关系。
上行文：下级---上级
下行文：下级---上级
平行文：同级之间或不相隶属部门之间
从公文的制发机关和公文的性质来划分：
1） 法规公文
2） 行政公文
3） 党内公文
4） 报请性公文
5）知照性公文
从公文的保密要求和阅读范围来划分
从公文的保密要求分：绝密件、机密件、秘密件
从公文的阅读范围分：公布性公文、保密性公文、内部公文
从公文的使用范围来划分分为专用公文和通用公文。
专用公文：是在一定的工作部门和一定的业务范围内，根据工作需要而专门使用的公文。
通用公文：是在党、政、军机关和企事业单位、人民团体等组织中普遍使用的公文。
二、专用公文
关于文种的概念
文种的概念：是指具有相同特性和用途的公文的名称。
“请示”----一文一事，有请必复。
“报告”----外沿大，综合性的，可不作批示。
确定文种的意义
它概括的表明了公文的性质、使用范围、制发机关、发文目的和处理要求，有利于收文机关的办理，便于提高机关的办公效率。
专用公文
司法公文。
A 定义：司法公文市司法机关按照法定程序，在处理各种刑事、民事、经济、行政等方面的案件中形成和使用的公文。
B 特点：（1）合法性 （2）制发主体的特定性 （3）规范性 （4）稳定性
C 种类：（1）诉状类 （2）裁判类 （3）报告类 （4）笔录类
2、外交公文
A 定义：外交公文是指在外事活动中形成并专门使用的公文。
B 种类：（1）照会 （2）外交函件 （3）备忘录 （4）国书 （5）外交声明 （6）外交电报
C 使用要点：（1）外交公文是对外交的重要手段，因此，各种公文必须体现国家的对外方针政策和有关的法律规范。
（2）外交公文的政策性很强，内容上要明确，形式上要庄重。
（3）行文上应互相尊重，讲究礼貌用语和客套用语。
三、通用公文
2000年8月24日，国务院颁布了《国家行政机关公文处理办法》，本办法自2001年1月1日开始施行。
公文种类：1、命令（令） 2、决定 3、公告 4、通告 5、通知 6、通报 7、议案 8、报告
9、请示 10、批复 11、意见 12、函 13、会议纪要
注：行政机关用纸A4，党务工作用纸16K。
四、公务文书的体式
体式：公文的体式就是公文的体例和格式。体例说的是公文的文体，格式主要是指公文的结构、公文上的各种附加标及及格式安排等方面。
（一）公文文体：所谓公文的文体，是指该公文的语文体式。我国现行机关的公文文体是白话文，是兼有议论、说明、记叙三种主要发达方式的应用文体。
注意：
议论、说明、记叙三种表达方式应点到为止。
撰写文件要直奔主题，避免堆砌词汇。
（二）公文结构：公文结构主要指公文每一部分的组合及其在公文中的相应位置、书写要求等等。
1、我国现行公文的结构组成是：我国现行公文的结构，一般有秘密等级和保密期限、紧急程度、公文份数序号、发文机关、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印刷日期等部分组成。
各组成部分的作用和书写要求
秘密等级和保密期限：除有特殊规定外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，
秘密级事项不超过十年。保密期限在一年及一年以上的，以年计；保密期限在一年以内的，以月计。
紧急程度：公文的紧急程度应标在公文版心右上角顶格第一行。
公文份数序号：编制份号使用阿拉伯数码；应标注在公文版心左上角的第一行，顶格标注。
发文机关：标在公文正文之后的右下角。
发文字号：标明发文字号，一是便于统计发文数量，二是便于公文的检索和引用。应标在文件
版头发文机关名称的下面，居中排列。
签发人：应标在发文字号的右侧。
公文标题：位于文件正文上端中间的位置。
公文标题“三要素”：责任者、事由、文件
主送机关：标注在文件的标题下面，要顶格写，以示尊重。
正文
正文结构包括：提出问题、分析问题、解决问题三部分。
分层标号：一----（一）----1----（1）
10）附件：公文的附件也是正文的组成部分，它与正文具有同等的效力。
11）成文日期：一般标注在公文正文完了之后的右下角，依印章的位置来确定。
确定成文日期的方法：
确定成文日期一般有四种办法：
一是一般性的公文，以机关首长签发的日期为准；
二是经过会议讨论通过的公文，以会议讨论通过的日期为准；
三是法律性公文，以批准日期为准；
四是联合公文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。
12）公文生效标志（用印和签署）：用印和签署是证明公文生效的标志。
印章的标识一般有以下三种情况：
A由单一机关制发的公文，应将印章端正、居中压在成文日期的上面。
B如果是联合行文，需加盖两个印章，应将主办机关排在前面，将成文日期拉开，两个印章压
在成为日期上，但两枚印章不能相压。
C联合行文需要加盖三个以上的印章时，主办机关排在前面，其他各机关依次排列，压在成文
日期上。每排最多排三个。
13）附注：附注通常是指公文的发放范围以及使用时应注意的事项说明。
14）主题词：主题词是采用规范化的词语对公文的主要内容和归属类别的概括，它便于对公文的阅读，也便于对公文的检索和查询。
15）抄送机关：抄送机关不是公文的主办单位，不负责对公文的办理。抄送机关须了解公文的内容，以便于工作中的沟通和协调。
16）印发机关：印发机关不是指公文的发文机关，而是指文件的印制主管部门，通常是指机关办公室和文秘部门。
五、公务文书的稿本
文稿
草稿：草稿是公文的原始稿件。草稿不具备正式文件的效用。
定稿：定稿也称为原稿，但它不是指公文的原始草稿，而是指公文的标准稿。
文本
正本：正本是根据定稿印制的用作向外发出的正式文本。
副本：发送给抄送机关的文件或复制出的文件刊登于报刊的，都可以视为副本。
存本：存本指的是发文机关留存的印刷本。
4、试行本：试行本主要用于法规性文件，是法规性文件的一种特殊形式。试行本在试行期间同样具有法定效用。
5、暂行本：暂行本也主要用于法规性文件。在制发机关认为一时还来不及制定详细周密的规定时，宪法一个暂行的文件执行。在暂行期间具有同等的法定效用。
6、修订本：修订本是指已经发布生效的文件，在实行一段时间以后，进行进一步修订后再行发布使用的文本。修订本具有法定效用。
7、不同文字文体：同一份文件，在形成的过程中，根据需要有时会有两种或两种以上文字的文件。
第三章 公文撰写的要求与方法
一、撰写公文的重要性
（一）撰写公文的重要性
它在机关工作中是一项十分重要的内容，同时也是机关文书工作的重要环节。机关公务的处理，离不开对文件的办理，因为各机关单位要利用公文来传达意图，进行沟通和公务联系。公文撰写又是公文处理工作的一个重要环节，是发文的第一道程序，相对于其他环节来说，难度要大，要求更高，需花费更加艰苦细致的劳动，是一项思想性、政策性、业务性都很强的工作。
（二）撰写公文应具备的能力修养
第一，要努力学习政治理论，掌握马克思主义的基本原理和科学方法，掌握新的科学知识。
第二，要认真学习和深入研究党和国家的各项方针政策，努力提高政策水平。
第三，努力学习和进一步掌握新的科学知识。
第四，熟悉并掌握本机关、本部门的基本情况。
二、撰写公文的基本原则和步骤方法
（一）撰写公文的基本原则
第一，公文撰写的目的要明确。
第二，公文的内容必须真实有效，要实事求是，客观地反映本机关的业务活动。
第三，撰制公文必须加强纵向沟通和横向协调，了解各层次的重要规定，并在同层次间保持相互配合，避免矛盾冲突。
第四，公文撰写必须体现良好的文风，要条理清楚，层次分明，文字精炼，用词准确。
第五，公文撰写要主题明确，符合体式要求。
（二）公文撰写的步骤和方法
1、准备阶段
（1）明确发文的目的和要求
5） 准备6） 使用什么样的文种。
7） 文件的中心写什么。
8） 发送和阅读的对象是谁。
9） 发文还有哪些具体要求。
（2）收集材料，调查研究。
2、撰拟阶段
包括提纲的拟定、结构的安排和正文的起草。
提纲包括：
1） 反复2） 推敲，3） 拟写文件标4） 题。
5） 写好文件的开头。
6） 确定正文的层次。
7） 写好结尾。
修改阶段
1） 文稿内容是否符合党和国家的方针政策，2） 是否符合四项基本原则，3） 是否符合国家的法律、法规，4） 内容是否具有合法性、政策性和真实性。
5） 文稿内容是否符合实际，6） 是否体现了实事求是的基本原则，7） 所提的原则、政策、措施、办法是否切8） 实可行。
9） 文字表述是否准确，10） 是否具有逻辑性。
11） 格式是否规范。
三、公文的语言
公文语言的要求
1） 准确、鲜明、生动。
2） 庄重严谨，3） 简明通顺。
4） 平实得体，5） 通俗易懂。
“简明”的要求是指：表达应直截了当，句式要简洁，篇幅要紧凑。
第四章 命令、决定的撰写
一、命令（令）
命令：是国家行政机关和领导人对下属机关或人员依照有关法律发布重要的法规和规章，采取重大的强制性的行政措施，嘉奖有关单位和人员所使用的一个文种。
（一）命令的特点
1） 有特定的发布机关。
2） 有高度的严肃性。
3） 有高度的强制性。
4） 有法定的权威性。
（二）命令的种类
1）发布令。
2）行政令。
3）嘉奖令。
命令的撰写：
1、发布令
（1）标题：发布令的标题最常见的写法是写明发文机关和文种，省略发文事由。
（2）结构：一般要求写明批准的机关或会议，批准日期以及生效、施行的日期。
2、行政令
（1）标题：行政令的标题通常要写明发文机关、事由和文种三部分。
（2）正文：行政令的正文要郑重地写明发布命令的根据、规定和执行要求。
3嘉奖令
嘉奖令的标题在结构上一般应写成“××××对×××的嘉奖令”这一格式，通常不使用“关于”这一连接词。
（四）命令撰写的要求及注意事项
第一，必须与国家的方针政策和法律法规保持一致，以维护其权威性和庄严性。
第二，对事项的阐述必须准确，用语精炼。
第三，命令（令）的发文号一般单独标在标题的下面，写明“第×号”。
第四，命令（令）的最后要签署发文机关的名称或领导人的职务身份和姓名。日期一般写在落款之后，也有的写在标题下面。
二、决定
决定：是党的机关和国家行政机关共同使用的文种，用于对重大事项作出决策和安排。
注：“决议”则只在党的机关使用，用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（一）决定的类型：一是指导性的决定，另一是关于重大事项的决定。
（二）决定的写作：标题、日期、正文
第五章 批复、意见、请示、报告、议案的撰写
一、批复
批复：是具有指示性、决定性的公文，是上级领导机关针对下级机关单位报送的请示，就其中的问题表明意见，答复提出请示的下级机关。
（一）批复的特点
1） 具有权威性。
2） 针对性。
3） 发文的被动性。
（二）批复的结构：标题、正文
正文：开头应写明批复的根据，然后写批复意见，结尾一般用“此复”或“特此批复”等作结。
（三）批复的写作要领
第一，在答复前应作必要的调查研究工作，认真研究来问的内容和理由，核实其真实性，研究所提事项的可行性，有根据地表明态度和意见。
第二，要认真查阅有关的政策依据等材料，使批复符合方针政策和法律法规。
第三，如内容涉及有关部门的职权范围，应与有关部门协商处理，意见统一。
第四，批复意见应明确、具体、可行。
二、意见
意见：意见用于对重要的问题提出见解和处理办法。
（一）意见的使用范围
在使用范围上，一般可分为两个方面：
一是对重要的事项表明态度，提出见解和处理办法等；
二是方针政策性的意见。
（二）意见的撰写：标题、正文
正文：开头应讲明有关依据和发文意义，然后逐条逐项表明对有关问题的态度和处理意见，结尾提出要求或希望。
三、请示
请示：请示是下级机关用来向其所属的上级机关请求指示和批准。
（一）请示的特点
一是请示内容的限定性；
二是要求答复性。
（二）请示的撰写
请示一般包括标题、主送机关、正文和落款四个部分。
正文：1）请示缘由、起因 2）请示事项 3）请示要求
（三）请示的写作要求和注意事项：
第1， 要观点明确，第2， 请求的事项和理由要具体、充分，第3， 文字要概括、精炼。
第4， 请示内容要集中，第5， 一文一事。
第6， 不第7， 能多头主送。
第8， 不第9， 要越级请示。
第10， 请示的内容如涉及到其他部门的职权范围，第11， 应与有关部门协商一致。
第12， 由于请示有较强的专用性，第13， 且属于未决定事项。应以单独编发文号为宜。
四、报告
报告：报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级询问的文种。
（一）报告的类型
1、工作报告，2、情况报告，3、上复性报告，4、提出建议、请求批转或转发性报告。
（二）报告的写作
报告的结构和内容有如下方面：标题、主送机关、正文
正文：1）报告的缘由 2）报告的内容 3）报告的结语
（三）报告与请示的区别
共同点：报告与请示都是上行文，都是在具有隶属关系的上下级机关之间使用。
不同点：首先，二者的行文目的不同。报告是为了使上级机关了解有关情况。请示是请求上级的指示和批复，要求上级机关给予答复。
其次，二者的行文时间不同。报告可以写于事前，也可以写于事后。而请示必须写于事前。
第三，行文的处理要求不同。报告除涉及主要问题外，一般的可以不作答复。请示则需要上级机关回文，表明态度，使下级机关知道该怎么做。
第四，行文的内容不同。报告可以是综合性的，也可以是专题性的。而请示则要求“一事一文”。
撰写报告应注意的事项
第一，必须深入地调查研究，实事求是，材料要认真核实，来不得半点虚假。
第二，中心明确，重点突出。报告在文字上一般较长，因此，要注意采用概括叙述的表达方式，用语简明的体，分寸适宜。
第三，内容要有新意，尤其是涉及到工作汇报或经验的报告，不能老生常谈，走过场，重形式。
批转与转发的不同
批转是上级机关对下级机关好的办法、做法，进行批示，以上级名义发下来的；
转发是下级一层层转发上级机关的文件。
五、议案
（一）议案的适用范围
用于各级人民政府按照有关的法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（二）行使提议案权必须符合以下条件：
1、 提起者必须是依照法律规定具备2、 提议案权的机关。
3、 所提议案的内容必须属于本级人民代表大会及其常务委员会的职权范围。
4、 提出议案的时间必须是在大会主席团通过的议案截止时间以前。
5、 议案的提出必须按有关的组织程序来进行，6、 须经法定的机关来确认。
议案的特点：
第1， 强调法律程序。
第2， 有一定的时间要求。
第3， 有法定的议案对象。
第4， 撰写的规范性。
议案的撰写：标题、正文
议案与提案的不同：
议案限定于人大中使用，提案限定于政协中使用。
议案的写作要求
第5， 所题内容应是重要事项，第6， 案由要明确，第7， 案据要充分，第8， 方案要可行。
第9， 行文要简明，第10， 要一案一事。
第11， 撰写要及时，第12， 应在规定的时间内上交。
第13， 注意特定的格式要求。
第六章 通告、公告的撰写
一、通告
通告：通告用于公布应当遵守或需要周知的事项。
（一）通告的特点：1）知照性和约束力 2）专业性
（二）通告的种类：1、告知性通告 2、执行性通告
（三）通告的撰写：标题、正文
正文：首先概括地写名依据、目的， 然后写明应当周知和遵守的事项及具体要求， 最后是要求部分。
二、公告
公告：公告用于向国内外公布重要事项或者法定事项。
（一）公告的特征：
公布的广泛性
宣告的庄严性
行文的郑重性
（二）公告的撰写：公告的内容一般极其简明扼要，将所要公布的事项明确地表达出来即可，可以不写因由，不设结语。
第七章 通知、通报、函的撰写
一、通知
通知：通知是一种告知性、部署性和指示性的公文。
（一）通知的特点：1、应用的广泛性 2、作者的无限定性 3、内容的规定性
（二）通知的种类：
指示性通知
批转、转发、印发类通知
事物性通知
会议通知
5、任免通知
（三）通知的写作要领
第1， 进一步明确使用规范。要准确把握各类通知的特点和差别，第2， 杜绝通知的“泛化”。
第3， 注意体式的完整。有的发文机关只注意了通知的“通用”性，第4， 却忽略了其规定性，第5， 写起来有些随意，第6， 这种现象应该加以克服第7， 。
第8， 语言表达要明确。不第9， 论哪种类型的通知，第10， 都必须写的清楚明白，第11， 不第12， 能模棱两可，第13， 否则不第14， 利于通知内容的知晓和执行。
二、通报
通报：通报用于传达重要情况，表彰先进，批评错误。
（一）通报的作用
通报的作用主要是沟通信息，互通情况，宣传先进，严肃法纪，教育干部和群众，以推动各项工作的开展。
（二）通报的特征
1、典型性和代表性 2、叙事说理性 3、时效性和周知性
（三）通报的种类
1、情况通报 2、表彰通报 3、批评通报
（四）撰写通报应注意的问题
第一，要反复调查研究，选好典型材料。材料只有真实而典型才具有说服力，所以，选才是写好通报的基础。
第二，内容要真实、准确，实事求是，不能有任何的虚构和夸张。
第三，以陈述为主，议论为辅，无论陈述还是议论，均应质朴、严肃、中肯。
三、函
函：函是不相隶属的机关或单位之间商洽工作、询问和答复问题、向有关部门请求批准等所使用的文种。
（一）函的特点：
函是平行和不相隶属的机关之间相互往来的正式公文，使用上灵活简便，不受作者职权范围和级别层次高低的限制。
函的行文简便，内容多样。
函体现着一种双向的关系，平等的原则，具有“与人相商”的特点，通常不具有指挥、命令的性质。
（二）函的分类和写法
1、分类：函按其写作目的、内容可分为问函、复函、告知函及其他函件。
2、结构：函的写作通常包括标题、收函单位名称、正文和结尾等部分。
第八章 公文工作的任务和组织
一、公文工作的任务
（一）公文工作的概念
1、广义的：包括机关内围绕着公文的收发和管理所进行的一切工作。
2、狭义的：机关里的专职或兼职的文书工作人员对收文所做的处理工作。
（二）公文工作的基本任务
1、广义的公文工作的内容一般包括以下各项：
公文的收发、登记和分送；公文的拟办、批办、承办和催办；公文的审核、签发、缮印、校对、用印；会议、汇报、电话的记录、整理；公文的平时整理、提供借阅与保管；公文材料的系统管理、编目和归档工作；为领导人准本有关的公文资料；其他相关的文书工作事项。
2、公文工作的基本任务
公文工作的基本任务就是：科学、高效地组织和管理机关的公文，努力使公文的处理工作规范化、制度化、科学化，充分发挥公文的作用，有效地推进机关的工作，为领导工作服务，为机关工作服务。
二、公文工作的基本原则和组织领导
（一）公文工作的基本原则
1、准确、及时、保密、统一。
“准确”，是公文工作质量上的要求。
“及时”，是指公文工作时间上的要求。
“保密”，是指公文工作各环节必须保证做到安全、可靠，确保国家机密，确保公文材料的齐全与完整，不损坏，不丢失，不泄密。
“统一”，是指公文工作必须实行统一的领导。
2、实行“党政分开”原则。
3、行文注重时效，反对官僚主义、形式主义、文牍主义。
公文工作的总原则就是：各机关必须重视公文工作，切实加强领导，遵守公文工作的规范和要求，高质高效地完成工作任务。
（二）公文工作的组织和领导
公文工作的组织机构，大体有两种：
1）、在比较大的机关里，在中心机构下面还设有专门负责公文工作的某项任务的机构。
2）、在一些较小的机关或基层组织，仅在办公室内设一两个专职或兼职的文书工作人员。
2、公文工作的组织领导，可分为三种：
1）从全国范围来看，党政系统分别实行集中统一指导。
5） 从一个机关单位来说，6） 各个机关的公文工作直接由本机关的秘书长或办公厅（室）主任负责统一领导，7） 定期检查与监督本机关的公文工作，8） 制定工作计划和实施方案，9） 制定本机关公文工作的规范，10） 建立规章制度，11） 进行公文工作的业务指12） 导等。
13） 3)在上下级机关之间，14） 上级机关的办公厅（室）有责任对所属下级机关的公文工作进行业务指15） 导。
3、公文工作的组织形式，主要有两种：1）集中形式； 2）分散形式。
三、行文规则
（一）行文关系的概念
1、行文关系：是指收、发文之间根据一定的组织辖属和不同的职权范围而形成的关系。
2、机关间的各种行文关系主要表现在以下方面：
（1）同一系统的机关，有上级领导机关和下级被领导机关，上下级机关之间的这种领导与被领导的关系又叫做隶属关系。
（2）上级主管业务部门与下级业务部门之间，一般具有业务上的指导关系。
（3）非同一系统的机关之间，无论级别是高是低，均没有领导指导和隶属关系，这种关系称之为非隶属关系。
（4）不同系统的同级机关和同一系统的同级机关之间都属于平行关系。
（二）选择恰当的行文方式
行文方式共有三种：
（1）下行文。下行文是上级领导机关向所属的下级机关的行文。可以采取逐级行文、多级行文和直达基层组织与群众三种方式。
（2）上行文。上行文是下级机关向所属的上级领导机关的行文。可分为逐级行文、多级行文和越级行文三种方式。
（3）平行文。凡是相互之间没有隶属关系和业务指导关系的机关，同级机关或者不属于同一系统的机关和部门之间的行文，都属于平行文。
（三）遵守行文规则
行文应严格遵守以下基本规则：
第1， 精简文件，第2， 注重效用。
第3， 除非确有必要，第4， 一般不第5， 要越级行文。
第6， 行文必须按隶属关系来进行。
第7， 联合行文。
第8， 属于主管部门职权范围内的事项，第9， 应当直接报送主管部门处理。
第10， 部门之间对有关问题尚未协商一致时，第11， 不第12， 能各自向下行文，第13， 以免造成混乱，第14， 使下级机关难以执行。
第15， 分清主送和抄送。
第16， 坚持“一文一事”和“一个主送机关”的原则。
第九章 公文处理程序
一、公文处理程序的概念
1、公文处理程序是指：在一个机关内部公文运转处理的一系列环节。
2、收文处理程序包括：文件的收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、清退、归卷等。
3、发文处理程序包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注办、整理归档等。
二、发文处理程序
（一）拟稿与审核
1、拟稿的定义：拟稿是根据领导的交拟意见或批办意见撰拟文稿的过程。
2、拟稿一般分为以下步骤：
1）交拟 2）拟议 3）撰写
3、审核的定义：公文审核是指将文稿送领导人签发前，对文稿进行全面的检查和修正。
4、对公文进行审核的意义
1） 为领导简政
2） 是为了贯彻集中统一的原则
3） 是为了利于下级机关的贯彻执行。
5、公文审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和撰拟公文的有关要求，是否符合有关的格式规定等。
6、文稿审核时应着重注意以下方面：
1）是否需要行文，以什么名义行文。
2）无矛盾抵触。
3）要求、措施是否明确具体，切实可行。
4）处理程序是否完备。
5）文字表达。
6）文件体式。
（二）签发、复核、缮校
1、签发的定义：签发是形成文件的最后一个关键性环节，文件经过领导人核准签发即成为定稿，
可以据此打印正本。
2、签发文件的原则：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。
3、复核应重点检查的内容是：重点检查一下文件审批、签发的手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
4、缮校的定义：是指对发文的缮印和校对工作。
（三）用印、封发和传递
1、印章是权力的象征
2、封发的定义：封发是文件形成的最后一个环节，是指文件的封装和发送。
3、现行文件的传递途径有：机要通信、专人递送、文件交换、普通邮寄等途径。
三、收文处理程序
（一）签收和登记
1、签收的定义：签收是文件处理的第一个环节，是文件进入必经的“关口”。
签收文件要注意“四查”：
一查来文封套上所注的收文机关是否与本机关名称相符；
二查来文封套有无拆封或破损现象；
三查来文封号是否与递送人签收簿上所登记的封号相符；
四查所列文件总件数与实有件数是否相符。
登记的主要作用是：
1）便于管理和保护文件，防止积压丢失。
2）便于查找和检索文件。
3）便于文件的统计和催办工作。
4）作为核对与交接文件的依据。
4、文件登记的方式有三种：1）簿册式登记。2）片卡式登记3）联单式登记
（二）公文的拟定、传阅和批办
1、拟办的定义：拟办是指对来文按照其内容、性质和办理要求提出初步的处理意见。
2、拟办的作用：
1） 可以及时准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和有关人员处理，2） 提高办文时效。
3） 对需要转承和办理的文件，4） 供领导人在批办时参考。
3、传阅的定义：传阅是指对拟办的需送有关领导同志和部门阅知的文件组织传递和阅读，以利于文件的及时处理，提高办文效率。
4、供传阅的文件主要分两种情况：一是阅知文件，另一种是需要办理的文件。
5、批办的定义：批办是对收文处理所作的批示。
批办的作用：
1） 使机关或部门的领导人及时阅读重要的文件，2） 掌握有关的文件精神。
3） 便于加强对文书工作的领导，4） 便于向承办人及时交代意图和要求，5） 合理分工，6） 提高效率。
7） 是决定收文承办责任、原则、方法的关键。
（三）承办、催办和注办
1、承办的定义：承办是指机关有关部门根据拟办和批办的意见对文件进行具体的处理和办理。
2、在具体承办时应注意的事项
1）收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。
2）紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。
3）对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的公文，应及时退回并说明理由。
4）对有领导具体批示的文件，要准确领会领导意图，传达领导的批示意见，严格按批示意见去办，不能加进自己的想法。
5）没有具体批示的文件，要请示清楚，或先拟出计划方案，请示领导同意后再办。
6）对于联合承办的文件，主办部门要主动联系协商。协商时要注意相互尊重，协办部门也要积极配合，不能相互推诿。
7）作要分轻重缓急，急件先办。
8）承办工作结束或告一段落后，应向原交办的领导人、负责人汇报办理结果。
9）承办中，要遵守有关制度。
3、催办的定义：催办是指对那些需要办复的文件，根据承办时限和要求，对承办情况进行督促和检查，防止文件积压，从而加速文件的运转速度。
4、催办分对内催办和对外催办两个方面。
5、催办的方式主要有三种：一是电话催办，二是当面催办，三是使用“文件催办单”进行催办。
6、注办的定义：注办指的是对文件的承办情况和承办结果所作出的说明。
第十章 归档文件整理规则
一、实行立卷改革的意义
1、可以缓解机关文书档案工作的压力，为机关文书档案工作的发展提供保障。
2、《规则》兼顾了档案现代化的管理方式和传统的手工管理方式的不同，使其具有更广泛的适用范围和更实际的指导意义。
3、进一步明确了机关文书档案工作的职能，提高了归档文件的利用效率。
4、推进了档案管理现代化的进程。
二、归档文件的整理原则
1、归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
2、归档文件定义：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
3、归档文件整理定义：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
4、归档文件的范围主要有四个部分：
1） 上级单位的文件材料；
2） 本单位的文件材料；
同3） 级单位和非隶属单位的文件材料；
4）下级单位的文件材料。
三、归档文件的整理
（一）归档文件的整理单位和质量要求
1、整理单位：将归档文件以件为单位进行文件级整理，件成为归档文件的基本整理单位。
2、质量要求：整理归档文件的质量要求是：归档文件应齐全完整。
（二）归档文件的整理方法
1、装订：归档文件应按件装订，一方面从实体上最终确定以件为单位的形态，另一方面固定文件的页次，有效地保护文件，并方便保管和利用。
2、分类：归档文件可以采用年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
3、排列：通过排列可使归档文件进一步系统化。
4、编号：归档文件编号使之将归档文件在全宗中的位置加以确定，并以归档章的形式在归档文件上注明。
5、编目：编目是指编制归档文件的目录。编目可以反映全宗内归档文件的内容体系，为档案的保管、鉴定、检索和利用等方面提供便利。
6、装盒：将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
附： 知识要点
一、名词解释
1、公文
：是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的书面材料。2、通用公文
：是在党、政、军机关和企事业单位、人民团体等组织中普遍使用的公文。3、专用公文
：是在一定的工作部门和一定的业务范围内，根据工作需要而专门使用的公文。4、文种
：是指具有相同特性和用途的公文的名称。5、公文工作
： 1、广义的：包括机关内围绕着公文的收发和管理所进行的一切工作。2、狭义的：机关里的专职或兼职的文书工作人员对收文所做的处理工作。
6、公文处理程序
：在一个机关内部公文运转处理的一系列环节。7、签发
：是形成文件的最后一个关键性环节，文件经过领导人核准签发即成为定稿，可以据此打印正本。
8、签收
：是文件处理的第一个环节，是文件进入必经的“关口”。9、拟办
：是指对来文按照其内容、性质和办理要求提出初步的处理意见。10、批办
：是对收文处理所作的批示。11、承办
：是指机关有关部门根据拟办和批办的意见对文件进行具体的处理和办理。二、问答题
1、公文具有什么属性。
答：公文的本质属性就是它的现实执行性，亦即它的现行效用，又主要体现在公
文具有针对性、政策性、指导性等方面。
2、公务文书的特点。
答：1）公文由法定的作者制成和发布。2）公文居于法定的权威和效力。3）公文具有特定的体式。
3、公务文书的作用。
答：1）事务管理作用2）行为规范作用3）领导和指导作用
4）公务联系作用5）宣传教育作用6）凭证依据作用
4、公文有几种分类方法。
答：从文书来源上划分：由本机关、单位制发的；外机关、单位制发的；制发以后在机关、单位的内部使用。
从行文关系上划分：上行文、下行文、平行文
从公文的制发机关和公文的性质来划分：法规公文；行政公文；党内公文；报请性公文；
知照性公文。
从公文的保密要求和阅读范围来划分：
1）公文的保密要求分：绝密件、机密件、秘密件
2）从公文的阅读范围分：公布性公文、保密性公文、内部公文
从公文的使用范围来划分分为专用公文和通用公文。
5、公文结构包括哪几个主要部分。
答：我国现行公文的结构，一般有秘密等级和保密期限、紧急程度、公文份数序号、发文机关、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印刷日期等部分组成。
6、公文结构各部分的作用和要求是什么。
答：秘密等级和保密期限：除有特殊规定外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，
秘密级事项不超过十年。保密期限在一年及一年以上的，以年计；保密期限在一年以内的，以月计。
紧急程度：公文的紧急程度应标在公文版心右上角顶格第一行。
公文份数序号：编制份号使用阿拉伯数码；应标注在公文版心左上角的第一行，顶格标注。
发文机关：标在公文正文之后的右下角。
发文字号：标明发文字号，一是便于统计发文数量，二是便于公文的检索和引用。应标在文件
版头发文机关名称的下面，居中排列。
签发人：应标在发文字号的右侧。
公文标题：位于文件正文上端中间的位置。公文标题“三要素”：责任者、事由、文件。
主送机关：标注在文件的标题下面，要顶格写，以示尊重。
正文：正文结构包括：提出问题、分析问题、解决问题三部分。
附件：公文的附件也是正文的组成部分，它与正文具有同等的效力。
成文日期：一般标注在公文正文完了之后的右下角，依印章的位置来确定。
7、如何确定公文的发文日期。
答：确定成文日期一般有四种办法：
一是一般性的公文，以机关首长签发的日期为准；
二是经过会议讨论通过的公文，以会议讨论通过的日期为准；
三是法律性公文，以批准日期为准；
四是联合公文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。
8、撰写公文的基本原则。
答：第一，公文撰写的目的要明确。
第二，公文的内容必须真实有效，要实事求是，客观地反映本机关的业务活动。
第三，撰制公文必须加强纵向沟通和横向协调，了解各层次的重要规定，并在同层次间保持相互配合，避免矛盾冲突。
第四，公文撰写必须体现良好的文风，要条理清楚，层次分明，文字精炼，用词准确。
第五，公文撰写要主题明确，符合体式要求。
9、公文撰写的一般步骤和方法。
答：1、准备阶段
（1）明确发文的目的和要求：A准备使用什么样的文种。B文件的中心写什么。C发送和阅读的对象是谁。D发文还有哪些具体要求。
（2）收集材料，调查研究。
2、撰拟阶段
包括提纲的拟定、结构的安排和正文的起草。
提纲包括：A反复推敲，拟写文件标题。B写好文件的开头。C确定正文的层次。D写好结尾。
3、修改阶段
1）文稿内容是否符合党和国家的方针政策，是否符合四项基本原则，是否符合国家的法律、法规，内容是否具有合法性、政策性和真实性。
2）文稿内容是否符合实际，是否体现了实事求是的基本原则，所提的原则、政策、措施、办法是否切实可行。
3）文字表述是否准确，是否具有逻辑性。
4）格式是否规范。
10、公文语言应符合什么要求。
答：1）准确、鲜明、生动。2）庄重严谨，简明通顺。3）平实得体，通俗易懂。
11、命令有什么特点。
答：1）有特定的发布机关。2）有高度的严肃性。3）有高度的强制性。4）有法定的权威性。
12、批复有什么特点。
答：1）具有权威性。2）针对性。3）发文的被动性。
13、意见的使用范围是如何确定的。
答：在使用范围上，一般可分为两个方面：
一是对重要的事项表明态度，提出见解和处理办法等；
二是方针政策性的意见。
14、报告与请示有什么区别。
答：共同点：报告与请示都是上行文，都是在具有隶属关系的上下级机关之间使用。
不同点：首先，二者的行文目的不同。报告是为了使上级机关了解有关情况。请示是请求上级的指示和批复，要求上级机关给予答复。
其次，二者的行文时间不同。报告可以写于事前，也可以写于事后。而请示必须写于事前。
第三，行文的处理要求不同。报告除涉及主要问题外，一般的可以不作答复。请示则需要上级机关回文，表明态度，使下级机关知道该怎么做。
第四，行文的内容不同。报告可以是综合性的，也可以是专题性的。而请示则要求“一事一文”。
15、议案的撰写有什么要求。
答：第一，所题内容应是重要事项，案由要明确，案据要充分，方案要可行。
第17， 文要简明，第18， 要一案一事。
第19， 写要及时，第20， 应在规定的时间内上交。
第21， 注意特定的格式要求。
16、公文工作的基本原则和要求。
答：1、准确、及时、保密、统一。
“准确”，是公文工作质量上的要求。
“及时”，是指公文工作时间上的要求。
“保密”，是指公文工作各环节必须保证做到安全、可靠，确保国家机密，确保公文材料的齐全与完整，不损坏，不丢失，不泄密。
“统一”，是指公文工作必须实行统一的领导。
2、实行“党政分开”原则。
3、行文注重时效，反对官僚主义、形式主义、文牍主义
17、行文有哪几种方式。
答：行文方式共有三种：
（1）下行文。下行文是上级领导机关向所属的下级机关的行文。可以采取逐级行文、多级行文和直达基层组织与群众三种方式。
（2）上行文。上行文是下级机关向所属的上级领导机关的行文。可分为逐级行文、多级行文和越级行文三种方式。
（3）平行文。凡是相互之间没有隶属关系和业务指导关系的机关，同级机关或者不属于同一 系统的机关和部门之间的行文，都属于平行文。
18、签收文件应注意哪“四查”。
答：一查来文封套上所注的收文机关是否与本机关名称相符；
二查来文封套有无拆封或破损现象；
三查来文封号是否与递送人签收簿上所登记的封号相符；
四查所列文件总件数与实有件数是否相符。
19、文件登记的作用。
答：1）便于管理和保护文件，防止积压丢失。
2）便于查找和检索文件。
3）便于文件的统计和催办工作。
4）作为核对与交接文件的依据。
20、立卷改革的意义。
答：1、可以缓解机关文书档案工作的压力，为机关文书档案工作的发展提供保障。
2、《规则》兼顾了档案现代化的管理方式和传统的手工管理方式的不同，使其具有更广泛的适用范围和更实际的指导意义。
3、进一步明确了机关文书档案工作的职能，提高了归档文件的利用效率。
4、推进了档案管理现代化的进程。