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新时代档案工作的新思维(4)
文章来源:涓氬姟浜ゆ祦
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    第四,要有网络思维,特别要有移动网络思维,为档案工作插上网络的翅膀、移动的翅膀。
    目前,全球早已进入互联网时代,互联网已不只是一门科技、一种产业,而是一种政治、一种时尚、一种文化。各国政府、政客、商人、媒体人乃至平民百姓,都在争取向网络版图插上一脚并扩大疆界,网络已成为各种法人和自然人的竞技场和展示台。我们档案人也要具有网络意识和网络思维,积极在网络上插一脚、站根桩、占有一席之地,在网络版图上扩大自己的疆域,在虚拟世界扩大自己的影响。2015年,国家提出“互联网+”战略,党的十八届五中全会又提出“网络强国”战略,党的十九大再次提出建设网络强国。我们档案部门也要积极搞“互联网+档案”或“档案+互联网”,把档案与互联网结合起来,用互联网来宣传档案、宣传档案工作、宣传档案工作者。2014年,我到过一些西部山区,发现那里的农民已经具有互联网思维,开始利用互联网向全国甚至向全球销售他们的土特产品和手工艺品,搞电子商务了。我们档案工作者决不应落在他们后面。我们必须具有网络思维,特别是移动网络思维。因为网络是当代最广泛的大众传播工具,而移动网络又是网络中最广泛的传播工具。2014年下半年,美国智库曾发布报告称:“移动经济将对全球发展产生重大影响。”现在,很多地方的政府部门特别是行政服务中心都把档案信息与手机等移动网络挂钩,让网民通过手机获取档案信息;一些地方的档案部门也开始尝试在手机上发布档案信息。我把这称为“移动档案”,我认为,“移动档案”可以使政府实行透明执政和便民服务,提高行政透明度和行政效率,将对全球政治治理和社会治理产生重大影响,它将成为一种不可抗拒的新的潮流,流行于各国档案界和各国政府部门。我国档案工作者必须积极运用网络特别是移动网络,为档案工作插上现代的网络翅膀和移动翅膀,使档案飞翔起来、移动起来,让它无远弗届、无处不到,从而在网络版图上不断开疆拓土,扩大份额。
    一要注意把网络信息存档,让网络信息变成档案永久流传后世。网络信息,是网络时代人们的主要记录和集体记忆,如果不把它们作为档案加以保存,它们不久就会自生自灭,不复存在,十几年前一些信息专家发出的“信息时代将成信息空白时代”的警告就会成真。这对个人、对单位、对国家、对人类都是一种不可弥补的损失。因此,包括中国在内的世界各国档案工作者必须同网络工作者联手,共同把网络信息存档,让它得以永久流传。这是档案工作者作为“记录保存者”和“记忆守护者”的天然使命和当然责任,出于档案工作者的天性和良心,我们必须担当起挽救信息时代人类信息自然流失这一重要的、不可推卸的历史责任,为今天的信息社会存档,替未来的人类留凭证、留智慧、留记忆、留痕迹。
    2014年,我到一家驰名世界的电子商务公司参观,得知他们把本公司成立以来十几年的所有网络信息全部多套备份,并在几个不同的地方异地存放。尽管他们每年产生的网络信息都是海量的,尽管每年归档并多套异地保存这些电子档案的费用相当不菲,但他们认为,在大数据时代,这些信息对他们不是包袱而是财富。通过数据,他们可以预测未来的发展趋势,引领未来的发展潮流,从而让他们永远站在时代的前头,引领时代,不致落伍。这对我震动很大,也促使我开始在全国大声呼吁并着手布置网络信息存档。我的总体构想是:把全国的网络信息全部归档保存是一个庞大的工程,可以先易后难,分三步走。第一步,各个机关、企业、事业单位、社团先把本单位的网站信息分别归档保存。这一步最容易做到。有些单位过去已经这样做了。第二步,各级国家档案馆按照先机关和国有企业,再其他企事业单位和社团的次序,分别把本级机关、企业、事业单位、社团的网站信息集中归档保存。这一步,在各级国家档案馆已经建立本级电子文件备份中心的情况下,也不难做到,事实上有些地方也已经这样做了。第三步,国家档案行政管理部门与国家网络行政管理部门及国家各大主要网络运营单位合作,由国家投资,把我们国家的现存网络信息全部存档(已经由各级档案部门存档的除外),为我国的网络社会保存一套完整的记忆。
    把网络信息归档保存,是档案部门实现“互联网+档案”战略的题中应有之义,是档案工作者对守护记忆这一天职的履行,是信息社会发展对档案工作的必然要求,是档案工作的一大创新、一大开拓。它将大大丰富档案资源,扩大档案工作的领域,为国家积累大量的财富,为未来留下珍贵的遗产。
    二要利用网络实现档案资源的整合和共享。实现档案资源的社会共享,是网络时代对档案工作的必然要求,是档案工作者的最大愿望,是社会各方面的共同需要。网络技术更为实现档案资源共享提供了可能。实现资源共享的前提是进行资源整合。这需要各级档案部门积极把档案目录和档案原文数字化,并通过网络与其他档案部门等进行跨单位、跨区域的整合及联动,互相查档,互相出证,让利用者无论身在何处,都可以“一键利用”“一指解决问题”,享受“一站式”服务,从而实现档案资源的共享共用和便捷利用。网络的整合,是虚拟的整合,不是实体的整合。它无须移动档案本身,因此易于开展。所以档案资源整合要首先利用网络来进行虚拟整合,现在不少地方档案馆搞同省市甚至跨省市档案馆的“跨馆出证”,就是一种很好的网络整合。
    三要利用网络,借助社会力量开展有关档案工作。档案部门的有些工作,如档案编目、关键词著录、照片上人物的识别与标注、展览的设计、开放档案的编研、网络视频的制作等,是可以由志愿者、专业公司、中介组织等社会力量在网上进行的。我们可以通过网络组织社会力量进行这些工作。国外的一些档案馆已经开始这样做了,我们更应该抓紧这样做,充分利用网络来动员社会力量在网上参与档案工作。这样,一方面可以缓解档案部门人手不足的矛盾,另一方面也可以扩大档案部门的社会影响。
    四要积极利用网络发布档案。不但要在本单位的网站上发布档案,更要在各种公共网络平台上发布档案,因为后者的影响力要比前者大千百倍。2008年以来,国家档案局已经在国内外各大知名网站上先后发布了十多个系列的专题档案网络视频,每个专题网络视频都达到了数以亿计的点击量。现在,一些地方的档案部门又开始在手机上发布档案信息。今后,档案部门应该学习这些做法,积极运用本单位网站,特别是各种公共网站和手机等各种网络平台,发布档案网络视频、档案电子图书、专题档案目录、举办网上展览等。
    五要开展网上业务指导。过去的业务指导需要到现场面对面进行,在网络时代,则可以通过发视频、短信、微信等方式进行网上业务指导。有些地方档案部门已经开始这样做。各级档案部门要尽可能地运用网络来开展远程业务指导,使业务指导更加及时、便捷、广泛。
    六要开展网上专业培训。网络时代,一本好的教材或者一堂好的课放到网上,全国有网的地方和能上网的人都可以看、可以听、可以接受教育培训。各级档案部门要更多地开展网上专业培训,让更多的人通过网络接受名家的指点,更广泛地接受教育培训。
    七要利用网络宣传档案知识、档案工作和档案工作者。各级档案部门要普遍建立自己的网站或政务微博,并有人负责打理它们,把它们真正办好,在这些平台上更多更好地宣传档案知识、档案工作和档案工作者。
    八要在网上开展档案学术交流和研究。各级档案部门特别是档案学会,要更多地运用网络,在网上开展档案学术交流和研究,使之更广泛地开展起来。
    九要把网上利用档案纳入档案利用统计。随着各级档案馆(室)档案数字化和远程利用工作的开展,通过网络利用档案的人将越来越多。目前,在不少档案馆、室,网上利用档案的人次数已大大超过实地或现场利用档案的人次数。这也是我国档案利用工作的一个重大变化和历史性拐点,是我国档案工作进入信息化时代的一个重要标志。可是在我国目前的档案统计体系中,还没有设立网上利用档案和资料的人数、次数、件数这些指标,网上利用档案数在现行档案统计中还完全没有得到反映。各级档案部门要迅速设立科学的网上利用档案的统计指标,并规范其统计口径和方法,从而准确地统计出网上利用档案的数量,更加全面反映出我国档案利用的效果、趋势、变化、规律等。
    十要更加注意网络安全。一方面,要注意内部网络系统的安全。档案部门的内部网络系统,是各种敌对势力和其他别有用心者实施网络攻击的重点对象,他们企图通过攻击档案网络系统来窃取或篡改档案信息。这是网络时代档案安全所面临的一个新的动向和新的难题。我们必须时刻保持高度警惕,经常检查“防火墙”、修筑“隔离网”、更新“安全盾”。另一方面,要注意上网档案信息的安全。各级档案部门在把政府公开信息、档案全文、档案目录上传到互联网之前,一定要认真审核,严格把关,谨防把含有国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私和政府未公开信息的文件、档案及其目录上传到互联网,避免造成失泄密事故。
    十一要积极运用各种新的网络媒体。在网络时代,过几年就会出现一种新的网络传播形式,如微博、微信、客户端、微信电话本等,从而形成新的网络时尚和网络受众。各级档案部门要随时关注并积极运用各种新出现的网络媒体,来发布档案、宣传档案工作,与时俱进,占领各种新的网络阵地,不断更新网络版图,扩大档案影响。
    网络有着巨大的能量。网络思维能让我们自觉地运用网络,时时获得网络的巨能,让你同世界的各个地方、各种人连接上。可以说,获得网络的人,能量小不了;能量大的人,成就小不了;成就大的人,快乐少不了。所以,网络思维能带给我们能量、带给我们成就、带给我们快乐。
 
    (未完待续)
    原载于《中国档案报》2018年1月15日 总第3169期 第三版  2018年1月18日 总第3170期 第三版  作者:全国政协委员 杨冬权
 
 
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