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“点菜式”档案业务培训服务见成效
文章来源:宸ヤ綔鍔ㄦ?
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      机关档案工作是一项业务性强、规范性强、复杂细致的工作,标准多、业务细、要求高,因为机关档案人员多数兼职且更换频繁,要掌握所有档案业务标准难度很大,这对年度归档和档案管理造成很大的被动,有的单位不能及时完成年度归档,有的单位年度归档问题很多,由此档案部门需要不断地对各单位档案人员进行培训,以提高档案人员的业务素质和工作技能,这给档案行政管理部门工作带来极大的压力。2017年,区档案局创造性地开展“点菜式”培训服务,并被列入区委、区政府“微改革微创新”事项,取得良好效果。
       一、创新提出“点菜式”培训服务
      机关档案有文书、照片、会计、实物、录音、录像、数据库、专业档案等门类,特别是专业档案,不同的单位往往种类不同,有的单位专业档案多达30多种,这些档案整理标准往往有很大不同,以往崂山区档案局多采用召集全区档案人员集中上大课的方式进行培训,档案人员一时难以掌握,也不可能将所有专业档案都讲解到。区档案局经过反复探索,今年改革了培训方式,以综合培训与“点菜式”小微培训相结合的方式,及时解决基层业务需求量大和专业档案不能讲全的矛盾,使业务指导工作取得事半功倍的效果。“点菜式”培训,针对不同对象培训不同的内容,实现由“一锅炖”培训向“自助餐”培训转变,“填鸭式”培训向“互动式”培训转变,即单位可以向档案局随时提出培训要求,区档案局提供即时“一对一”培训服务,使培训工作更有针对性。2017年,共进行了11期“点菜式”培训,培训300人次,档案人员反响良好。
      二、因需开展“点菜式”培训服务
      在2017年3月份举办的全区机关档案业务培训中,崂山区档案局提出了“点菜式”培训的做法,全区单位在遇到档案清整疑问时都可以提出“点菜式”培训服务需求,区档案局业务科室会及时安排“一对一”培训服务。
为做好此项工作,区档案局专门建立应对机制:一是建立常态化培训机制,明确了责任领导、责任科室和责任人,责任领导是区档案局业务指导科分管领导,责任科室为区档案局业务指导科,责任人为业务科三名工作人员;二是落实推进措施,将“点菜式”培训提到工作日程,对于各单位提出的培训需求,坚持“一日内回复,一周内安排”的做法,同时将“点菜式”培训工作纳入局馆目标考核,确保随时按需量身提供便捷服务。
为扩大“点菜式”培训的知晓度,区档案局采取了以下三项措施:一是利用全区培训班告知大家可以提出“点菜式”培训需求;二是采用微信、网上宣传或登记服务方式了解社会小微培训需求;三是加强与区委、区政府编办等相关部门沟通协调,适时掌握机构变动单位信息,做到档案处置早知晓、早行动、早处理,档案培训及时开展,有效地避免了档案处置落后于机构变动的工作被动。
      2017年,共完成了“机关档案第一批进馆单位业务培训,王哥庄街道省档案管理科学化测评培训,中韩街道档案处置业务对接,中韩街道档案清整工作业务培训,农水局、林业局机构变动档案处置培训,北宅街道档案管理知识培训,沙子口街道城市社区归档业务培训”等11次培训,涉及30多个单位,贯穿全年,“点菜式”培训受到大家的欢迎。
      三、“点菜式”培训服务初见成效
      “点菜式”培训由于互动性强,很多培训都是在各单位进行,或是针对问题具体讲解,或是针对档案整理现场演示,各单位档案整理人员普遍反映针对性强,直观易于学习和掌握。
      “点菜式”档案培训服务推行的作用:一是很好解决了新任档案人员不知如何下手整理档案的问题,有效解决了档案人员遇到档案新问题不知如何克服的矛盾。比如沙子口街道城市社区归档业务培训,三个城市社区听海、望海、山海的档案人员都是新手,为使他们直观地感受到归档工作怎样开展,区档案局业务指导人员把三个档案人员都召集到听海社区,从收集、整理、录入三个方面进行讲解。收集方面应注意齐全完整;整理方面,针对各社区产生的文书、照片、音像、会计、实物、居民等档案,手把手地教导组件(卷)、装订、编档号、装盒等;录入方面,档号、题名、责任者、秘级等方面都注意的问题都讲到。由于针对实物直观讲解,档案人员马上就能接受,效果十分明显。
      二是针对性强,讲解全面,能够快速提高档案人员的业务技能。2017年,中韩街道区划调整,崂山区档案局跟上进行档案清整的指导,在指导中韩街道档案清整的过程中,根据中韩街道的请求,我们开展“点菜式”专业档案清整工作的培训,培训对象是街道的综合档案员和每个科室的兼职档案员。街道科室多,职能多,产生的专业档案也多,中韩街道有30多种专业档案,他们的整理办法,有共性的,但大多不同。我们针对档案材料、档案装具进行深入讲解,同时讲解到每一种专业档案的整理办法和录入方法,全面细致,使档案人员有直观的印象,档案整理工作很容易掌握,对快速提高档案人员整理技能,效果显著。
三是有效缓解决了档案人员变动频繁造成的档案整理标准掌握不透的问题。机关档案人员变动频繁一直困扰机关档案事业发展的难题,“点菜式”培训以其直观、针对性强的特点,成为解决这一问题的利器,崂山区档案局2017年开展的11期“点菜式”培训服务,普遍受到大家的欢迎,也确实起到事业功倍的作用。
 
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