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档案行政许可服务指南
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行政许可
 
 
 
档 案 行 政 许 可
服务指南
 
 
 
 
 
 
 
 
 
胶州市档案局发布
2015-11-24
 
 
档 案 许 可
服务指南
 
目  录
 
一、办理要素
(一)事项名称和编码………………………………………4
(二)实施机构………………………………………………4
(三)申请主体………………………………………………4
(四)受理地点联系电话……………………………………4
(五)办理依据………………………………………………4
(六)办理条件………………………………………………5
(七)申请材料………………………………………………6
(八)办理时限………………………………………………7
(九)收费标准………………………………………………7
(十)咨询服务………………………………………………7
(十一)实施标准和范围……………………………………8
二、办理流程
(一)申请……………………………………………………8
1.提交方式……………………………………………………8
2.获取收件编号………………………………………………8
3.获取收件凭证………………………………………………8
(二)受理……………………………………………………9
1.材料补正……………………………………………………9
2.获取受理(不予受理)凭证………………………………9
(三)办理进程查询…………………………………………9
(四)获取审批决定书………………………………………10
(五)流程图…………………………………………………10
三、救济途径…………………………………………………10
(一)投诉……………………………………………………11
(二)行政复议………………………………………………11
四、表单填写…………………………………………………11
(一)申请书示范文本………………………………………11
(二)告知、承诺书文本……………………………………11
五、有关说明…………………………………………………11
 附件1…………………………………………………………12
 附件2…………………………………………………………13
 附件3…………………………………………………………14
 附件4…………………………………………………………15
 
 
 
 
 
 
 
 
 
一、办理要素
办理要素包括:事项名称和编码、实施机构、申请主体、受理地点、办理依据、办理条件、申请材料、办理时限、收费标准、咨询服务等。
(一)事项名称和编码
事项名称:档案行政许可
编码:3702810105501
(二)实施机构:胶州市档案局
(三)申请主体:胶州市范围内个人、企业单位或其他社会公众社会团体。
(四)受理地点联系电话: 胶州市行政服务大楼西楼506房间。电话:82206232。
(五)办理依据:
1.《档案法》(1987年9月通过,1996年7月修正)第十六条:“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的,国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施;必要时,可以收购或者征购。前款所列档案,档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖;向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的,应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利,严禁卖给或者赠送给外国人……”。
2.《中华人民共和国档案法实施办法》第十七条:集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者可以向国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人(必须是境内)出卖的、转让或者赠送的,须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准;严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送。 
3.《山东省人民政府关于2014年第一批取消下放行政审批项目和承接国务院下放行政审批项目的通知》(2014年5月鲁政字〔2014〕100号)将“出卖、转让、赠送集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案许可”下放至县级人民政府档案管理机构。
4.《青岛市档案管理条例》第三十条第二款:非国家所有,但对国家和社会具有保存价值的档案或者应当保密的档案,其所有者向境内综合档案馆和专门档案馆以外的单位或者个人出卖的,必须经市或区(市)档案行政管理部门批准;严禁卖给或者赠送给境外组织或个人。 
(六)办理条件
申请档案行政许可,应当具备下列条件:
1、出卖、赠送、转让的档案不属于国家所有
2. 出卖、赠送、转让的档案复制件内容无需保密;
3、对国家和社会不具有保存价值,出卖、转让、赠送不会危害国家和社会安全,不会给国家和社会造成损失。
设定依据:
1.《中华人民共和国档案法实施办法》第十七条:集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者可以向国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的、转让或者赠送的,必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准,并严格按照有关手续办理;严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送。 
2.《山东省人民政府关于2014年第一批取消下放行政审批项目和承接国务院下放行政审批项目的通知》(2014年5月鲁政字〔2014〕100号)将“出卖、转让、赠送集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案许可”下放至县级人民政府档案管理机构。
3.《青岛市档案管理条例》第三十条第二款:非国家所有,但对国家和社会具有保存价值的档案或者应当保密的档案,其所有者向境内综合档案馆和专门档案馆以外的单位或者个人出卖的,必须经市或区(市)档案行政管理部门批准,办理行政许可时提供出卖、转让、赠送档案复制件许可申请书,档案原件及其复印件等材料;严禁卖给或者赠送给境外组织或个人。
(七)申请材料
申请档案行政许可,应当向档案局服务科室提交下列材料:
1、向国内外的单位或者个人出卖、转让、赠送档案复制件许可申请书;
2、申请单位介绍信;
3、受让单位或个人出具的意见书(中文或含中文译文);
4、档案原件及其复印件。
设定依据:
1.《中华人民共和国档案法实施办法》第十七条:集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者可以向国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的、转让或者赠送的,必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准,并严格按照有关手续办理;严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送。 
2.《山东省人民政府关于2014年第一批取消下放行政审批项目和承接国务院下放行政审批项目的通知》(2014年5月鲁政字〔2014〕100号)将“出卖、转让、赠送集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案许可”下放至县级人民政府档案管理机构。
3.《青岛市档案管理条例》第三十条第二款:非国家所有,但对国家和社会具有保存价值的档案或者应当保密的档案,其所有者向境内综合档案馆和专门档案馆以外的单位或者个人出卖的,必须经市或区(市)档案行政管理部门批准,办理行政许可时提供出卖、转让、赠送档案复制件许可申请书,档案原件及其复印件等材料;严禁卖给或者赠送给境外组织或个人。
(八)办理时限
法定时限:17个工作日。《中华人民共和国档案法实施办法》第十八条:“审批机关应当自受理档案行政申请之日起17个工作日内决定批准或者不批准。决定批准的,应当同时签发档案申请批准文件。”
承诺时限:7个工作日。
(九)收费标准:本审批事项不收费。
(十)咨询服务
胶州市档案局档案业务指导科设立咨询岗负责对申请人咨询、疑问给予解释答复,对有明确规定的按规定答复,没有明确规定或不便当场答复的做好记录,及时协调提出答复意见并告知咨询人。
窗口咨询地址:胶州市行政服务中心西楼506房间(胶州市档案局业务指导科)
电话咨询号码:0532—82206232
电子邮箱:82206232@163.com
(十一)实施标准和范围:个人、企业或其他社会公众社会团体。
二、办理流程
(一)申请
1.提交方式
(1)窗口接收。胶州市档案局业务指导科,地址:胶州市北京路行政服务中心西楼506房间,联系电话:0532—82206232。
(2)信函接收。胶州市档案局业务指导科,地址:胶州市北京路行政服务中心西楼506房间,邮政编码:266300。
(3)网络接收。邮箱82206232@163.com
2.获取收件编号
(1)申请人在窗口提交申请的,服务人员在通过市行政审批服务大厅审批系统录入信息时,即可获得编号,由申请人当场领取。
(2)申请人通过信函或传真提交申请的,服务人员在通过市行政审批服务大厅审批系统录入信息时,即可获得编号,由市档案局业务指导科人员以电话或手机短信形式告知申请人。
 (3)申请人通过网络邮箱提交申请的,在其通过市行政审批服务大厅审批系统录入信息时,即可获得编号。
网址/
3.获取收件凭证
经审核,对材料齐全、填写无误、符合法定形式的材料出具材料受理凭证。凭证内容包括:材料名称、接收时间、编号,受理人姓名,联系方式、进度查询方式、办理期限。申请人领取方式如下:
(1)申请人在窗口提交申请的,材料受理凭证由申请人即时领取。
(2)申请人通过信函、传真、网络提交申请的,材料受理凭证由市档案局业务指导科人员以电子邮件的方式发送给申请人。
(二)受理
1.材料补正
(1)属于窗口受理的,受理人当场发现申请材料不齐全或不符合法定形式的,能当场补正的告知申请人当场补正,并予以协助。不能当场补正的,做出补正材料通知单,列明需补正的材料内容和补正期限。
(2)属于信函、传真或网上邮件受理的,受理人发现申请材料不齐全或不符合法定形式的,做出补正材料通知单,列明需补正材料内容、补正期限,由市档案局业务指导科人员以电话或手机短信形式告知申请人通过/下载
2.获取受理(不予受理)凭证
①经审核符合受理条件的,办理人员登录行政服务中心内网系统自动生成受理通知书,并随即打印。
②经审核不符合受理条件的,办理人员制作不予受理决定书,决定书内容要包括不予受理的理由、有权受理的其他机关的名称、救济途径等。
凭证的获取方式同补正材料的方式。
(三)办理进程查询
查询电话号码:0532—82206232
网络查询网址:/
 (四)获取审批决定书
1.获取方式:个人到窗口领取
2.获取方式:电话要求服务人员邮寄。
(五)流程图
见附件1
三、救济途径
(一)投诉
1.投诉事项。有下列行为的,申请人可以进行投诉:
(1)对符合法定条件的档案申请不予受理或不予批准的;
(2)不在法定期限内批准的;
(3)工作人员服务态度蛮横的;
(4)接收申请人宴请或钱物的。
2.投诉受理:市档案局党支部负责行政相对人违纪违法投诉事项的协调处理。市政务服务管理办负责对市档案局服务人员违纪违法投诉事项的协调处理。
3.投诉时限:对一般投诉要及时办理,并于3日内将办理结果反馈给投诉人。重要投诉在3日内不能办理完毕的,可延长15日,在30日内将办理结果反馈给投诉人。
4.投诉处理
①对信函投诉做到逐件拆阅、登记,及时处理;
②对网络投诉要及时登录收阅、打印登记,及时处理;
③对当面投诉应当分别单独进行,接待人员应当做好笔录;
④对投诉电话做到细心接听,询问清楚,如实记录;
5.投诉渠道
市档案局投诉电话:0532—82206237(综合科)
电子邮箱:82206237@163.com
(二)行政复议
1.青岛市档案局,地址:青岛市市北区延吉路148号,联系电话:0532—85817609
2.胶州市人民政府法制办公室,地址:市级机关办公大楼,联系电话:0532-82288768
四、表单填写
(一)行政许可申请书示范文本
见附件2
(二)告知、承诺书文本
见附件3、附件4
    五、有关说明
    本服务指南根据档案法律法规规章相关内容的修改变动情况和工作实际要求,予以实时更新。
 
 
 
 
 
 
 

 
附件1:办理流程图
 
12
 

附件2
档案行政许可申请书
 
申请人
基本情况
个人(单位)申请人姓名(名称)
 
住(地)址
 
邮政编码
 
联系电话
 
送达方式
 
受让单位(个人)名称(姓名)
 
 
 
受让单位(个人)地(住)址
 
受让单位(个人)联系方式
 
申请内容
和条件
档案名称
 
 
内容
 
规格
 
数量
 
 
 
移转方式和事由
 
 申请材料目录
 
  申请人承诺
 
     我(单位)知晓申请该许可应当具备的条件以及提交虚假材料应当承担的法律责任,以上提交的申请材料内容真实。
 
 
           申请人:        (签名/盖章)
 
            年     月   日
 
 
附件3
告知书
一、为降低申请人申请行政许可的风险,减少不必要的损失,本行政许可事项实行告知承诺制。
二、申请人申请档案行政许可,必须符合以下条件才可获得批准:
1.受理机构在办公场所或网站公示办理行政许可需要提交的申请书示范文本和全部申请材料目录。
2.申请人要求对公示内容予以说明、解释的,受理部门应当说明、解释,提供准确、可靠的信息。
3.申请书主要应当载明以下事项:
(一)申请单位名称或个人姓名、地址、联系方式;
(二)档案名称、内容、规格、数量; 
(三)档案移转方式(出卖、转让、赠送、交换、携带出境)和事由; 
(四)申请单位或个人意见(盖章); 
(五)档案或档案的复制件有受让单位的,应注明受让单位名称或个人姓名、地址、联系方式; 
(六)受理部门认为必须载明的其他事项。 
4.申请人提交申请材料,应当出示单位介绍信、身份证等身份证明文件,受理部门应当予以核对;申请人委托他人提交申请材料的,受托人应当提交授权委托书,出示受托人的身份证明文件;申请人通过信函等方式提交申请材料的,应当附上详细、准确的联系方式并确定送达方式。
5.审查部门接到申请材料后,应当按照内部工作流程对申请人提交的申请材料及时进行审查;审查部门在审查申请材料过程中,必要时应当征询相关部门意见。
6.审查部门对行政许可申请进行审查后提出处理意见,报档案行政管理部门负责人同意后,依法作出相应行政许可决定。 
                                         胶州市档案局
年 月 日
 
附件4
承诺书
胶州市档案局:
我公司申请办理档案转让、出卖、赠送行政审批,根据《档案法》等法律法规的规定,特作出如下承诺:
一、严格按照行政许可所提出的要求出具有关证明材料申报;
二、严格按照《档案法》所规定的,涉及国家机密和对国家集体利益造成损失的档案不予出卖、转让、赠送;
三、保证不将档案出卖给境外组织和个人;
四、积极配合档案管理机构做好本单位档案管理利用工作;
五、我公司将遵守以上建设项目所作出的承诺。若有违反上述承诺且经指出仍未按规定整改到位的,我单位将承担相关责任。
 
 
申请人(签章):
年 月 日
 
 
 
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