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出卖、转让、赠送非国有档案行政审批业务手册
文章来源:鏀垮姟鍏紑
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行政许可
 
 
 
出卖、转让、赠送非国有档案
行政审批业务手册
 
 
 
 
 
 
 
 
 
胶州市档案局发布
2015-11-23
 
 
档 案 许 可
业务手册
 
目  录
 
一、前言………………………………………………………5
二、审批要素
(一)事项名称和编码………………………………………5
(二)实施机构………………………………………………5
(三)审批依据………………………………………………5
(四)审批条件………………………………………………6
(五)审查材料………………………………………………6
(六)实施标准和范围………………………………………8
(七)审批流程………………………………………………8
(八)审批时限………………………………………………8
(九)受理时间………………………………………………8
(十)审批收费………………………………………………8
(十一)审批咨询……………………………………………8
三、审批流程
(一)收件……………………………………………………8
1.接收…………………………………………………………8
2.登记…………………………………………………………9
3.编号…………………………………………………………9
4.出具凭证……………………………………………………9
(二)受理……………………………………………………9
1.审核…………………………………………………………10
2.补正材料……………………………………………………10
3.受理决定……………………………………………………10
(三)审查……………………………………………………10
1.现场勘查……………………………………………………10
2.审核…………………………………………………………10
(四)审批决定………………………………………………10
(五)决定书送达……………………………………………11
(六)审批流程图……………………………………………11
(七)决定公开………………………………………………11
(八)归档……………………………………………………11
四、投诉举报…………………………………………………11
1.受理岗位和职责…………………………………………11
2.投诉举报的处理…………………………………………11
五、表单及文书………………………………………………12
 
附件
 1.审批流程图………………………………………………14
 2.档案行政许可申请书……………………………………15
3.档案许可申请材料接受凭证……………………………16
 4.行政许可补正材料通知单………………………………17
 5.补正材料通知单(用户联)……………………………18
5.补正材料通知单(用户联)……………………………19
 6.不予受理决定书…………………………………………20
7.变更延续申请书…………………………………………21
 8.撤回行政审批申请书……………………………………22
9.行政许可代为申请书…………………………………… 23
10.不予批准决定书…………………………………………24
11.延长办理期限通知书……………………………………25
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
一、前言
本业务手册根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省人民政府关于2104年第一批取消下放行政审批项目和承接国务院下放行政审批项目的通知》(鲁政字[2014]100号)、《青岛市档案管理条例》及行政审批制度改革有关规定要求编写。主要内容包括审批要素、审批流程、投诉举报、表单与文书等内容。
二、审批要素
审批要素包括:事项名称和编码、实施机构、审批依据、审批条件、审查材料、审批证件、实施标准和范围、审批流程、审批时限、批后监管部门、审批收费、审批咨询等。
(一)事项名称和编码
事项名称:向国家档案馆以外的境内单位或个人出卖、转让、赠送非国有的对国家和社会具有保存价值或应保密的档案审批。
编码:3702810105501
(二)实施机构:胶州市档案局
(三)审批依据:
1.《档案法》(1987年9月通过,1996年7月修正)第十六条:集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的,国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施;必要时,可以收购或者征购。前款所列档案,档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖;向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的,应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利,严禁卖给或者赠送给外国人。
2.《中华人民共和国档案法实施办法》第十七条:集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者可以向国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的、转让或者赠送的,必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准;严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送。 
3.《山东省人民政府关于2014年第一批取消下放行政审批项目和承接国务院下放行政审批项目的通知》(2014年5月鲁政字〔2014〕100号)将“出卖、转让、赠送集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案许可”下放至县级人民政府档案管理机构。
4.《青岛市档案管理条例》第三十条第二款:非国家所有,但对国家和社会具有保存价值的档案或者应当保密的档案,其所有者向境内综合档案馆和专门档案馆以外的单位或者个人出卖的,必须经市或区(市)档案行政管理部门批准;严禁卖给或者赠送给境外组织或个人。 
(四)审批条件
申请档案出卖、转让、赠送,应当具备下列条件:
1、出卖、赠送、转让的档案不属于国家所有
2. 出卖、赠送、转让的档案复制件内容无需保密;
3、对国家和社会不具有保存价值,出卖、转让、赠送不会危害国家和社会安全,不会给国家和社会造成损失。
(五)审查材料
申请档案出卖、转让、赠送,应当向市档案局提交下列材料:
1、向国内外的单位或者个人出卖、转让、赠送档案复制件许可申请书;
2、申请单位介绍信;
3、受让单位或个人出具的意见书(中文或含中文译文);
4、档案原件及其复印件。
设定依据:
1.《中华人民共和国档案法实施办法》第十七条:集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者可以向国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的、转让或者赠送的,必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准,出具相关证明材料,并严格按照有关手续办理;严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送。 
2.《山东省人民政府关于2014年第一批取消下放行政审批项目和承接国务院下放行政审批项目的通知》(2014年5月鲁政字〔2014〕100号)将“出卖、转让、赠送集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案许可”下放至县级人民政府档案管理机构,县级档案管理机构在办理时,要严格审查提供材料,严格按照程序办理。
3.《青岛市档案管理条例》第三十条第二款:非国家所有,但对国家和社会具有保存价值的档案或者应当保密的档案,其所有者向境内综合档案馆和专门档案馆以外的单位或者个人出卖的,必须经市或区(市)档案行政管理部门批准,办理行政许可时提供出卖、转让、赠送档案复制件许可申请书,档案原件及其复印件、申请单位介绍信、受让单位或个人出具的意见书等材料;符合条件者才准予办理行政审批手续,严禁卖给或者赠送给境外组织或个人。
(六)实施标准和范围:全市范围内个人、企业单位或其他社会公众社会团体。
(七)审批流程。受理(1个工作日)—审查(2个工作日)—决定(1个工作日)—核准/办结(1个工作日)。
(八)审批时限法定时限:17个工作日。《中华人民共和国档案法实施办法》第十八条:“审批机关应当自受理档案申请之日起17个工作日内决定批准或者不批准。决定批准的,应当同时签发档案申请批准文件。”
承诺时限:7个工作日。
(九)受理时间:周一至周五(上午:8:30—11:30;下午:13:30—17:00)
(十)审批收费:不收费。
(十一)审批咨询:胶州市档案局档案业务指导科设立咨询岗负责对申请人咨询、疑问给予解释答复,对有明确规定的按规定答复,没有明确规定或不便当场答复的做好记录,及时协调提出答复意见并告知咨询人。
三、审批流程
(一)收件
1.接收
(1)窗口接收。胶州市档案局业务指导科,地址:胶州市北京路行政服务中心西楼506房间,联系电话:0532—82206232。
(2)信函接收。胶州市档案局业务指导科,地址:胶州市北京路行政服务中心西楼506房间,邮政编码:266300。
(3)网络接收。邮箱82206232@163.com
2.登记:对审批事项名称、申请单位名称、联系人及联系电话、申请材料名称及份数在市行政审批服务大厅审批系统进行登记,并录入胶州市档案局行政审批台账。
3.编号
(1)申请人在窗口提交申请的,行政审批人员在通过市行政服务大厅审批系统录入信息时,即可获得编号,由申请人当场领取。
(2)申请人通过信函或传真提交申请的,服务人员在通过市行政服务大厅审批系统录入信息时,即可获得编号,由市档案局负责行政审批人员以电话或手机短信形式告知申请人。
 (3)申请人通过网络提交申请的,在其通过市行政审批服务大厅审批系统录入信息时,即可获得编号。
网址/
4.出具凭证:经审核,对材料齐全、填写无误、符合法定形式的材料出具材料受理凭证。凭证内容包括:材料名称、接收时间、编号,受理人姓名,联系方式、进度查询方式、办理期限。申请人领取方式如下:
(1)申请人在窗口提交申请的,材料受理凭证由申请人即时领取。
(2)申请人通过信函、传真、网络提交申请的,材料受理凭证由市档案局业务指导科人员以电子邮件的方式发送给申请人。
(二)受理
1.审核:受理人对照审批条件进行审核。初步审核主要审查材料以及相关图件是否齐全、材料填写是否规范、完整等。
2.补正材料:
(1)属于窗口受理的,受理人当场发现申请材料不齐全或不符合法定形式的,能当场补正的告知申请人当场补正,并予以协助。不能当场补正的,做出补正材料通知单,列明需补正的材料内容和补正期限。
(2)属于信函、传真或网上邮件受理的,受理人发现申请材料不齐全或不符合法定形式的,做出补正材料通知单,列明需补正材料内容、补正期限,由市档案局业务指导科人员以电话或手机短信形式告知申请人通过/下载。
3.受理决定
(1)经审核符合受理条件的,登录行政服务中心内网系统自动生成受理通知书,并随即打印。
(2)经审核不符合受理条件的,登录行政服务中心内网系统自动生成不予受理通知书,并随机打印。
通知和领取的方式同补正材料的方式。
(三)审查
1.现场勘查。市档案局派出相关技术人员到申请单位实地查看,对档案价值、转让出卖是否影响国家集体利益等进行实地研究并出具意见。
2.审核。市档案局业务指导科通过市行政服务大厅审批系统上传现场勘查意见,业务指导科负责人对项目进行技术审核并出具审核意见。
(四)审批决定
市档案局行政审批人员出具批准或不予批准意见,对文稿加盖公章并打印。
(五)决定书送达:通知申请人到市档案局业务指导科领取批准文件,不能领取的邮寄送达。
(六)审批流程图
见附件1
(七)决定公开
审批决定(审批结果)在胶州市档案信息网站(网址:/)公开,公开内容如下表:
事项
名称
项目
名称
批准
不予批准
公开截止日期
业务
联系人
时间
批准文号
时间
不予批准决定书编号
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
(八)归档:许可材料实行分类归档。项目办结后由市档案局业务指导科具体办理人员负责装订归档。材料实行日清月结、年终一次性集中存放制度。
四、投诉举报
(一)受理岗位和职责:市档案局负责行政相对人违纪违法投诉举报事项的协调处理。市行政服务中心负责对市档案局行政审批人员违纪违法投诉举报事项的协调处理。
(二)投诉举报的处理
1.对信函投诉举报做到逐件拆阅、登记,及时处理;
2.对网络投诉举报要及时登录收阅、打印登记,及时处理;
3.对当面投诉举报应当分别单独进行,接待人员应当做好笔录;
4.对投诉举报电话做到细心接听,询问清楚,如实记录;
5.对一般投诉举报要及时办理,并于3日内将办理结果反馈给投诉举报人。重要投诉举报在3日内不能办理完毕的,可延长15日,在30日内将办理结果反馈给投诉举报人。
6. 市政务服务管理办对一般投诉举报经过初步核查,认为被举报行为不需要进行党政纪处理和以其它方式进行追究的,应当作出初步核查报告,并回复投诉举报人;对不属于受理范围的投诉举报,应当告知投诉举报者向有管辖权限的投诉举报工作机构投诉举报。
7. 市档案局经过初步核查,认为需要立案调查的按照法律规定移交相关部门,并回复投诉举报人;
8.对收到的举报事项,市档案局和市政务服务管理办作出处理后,应各自分管领导报告处理结果,经分管领导批准后可以了结。处理结果不合规范要求的,责令承办责任人重新处理;
9.受理投诉举报人员要严格执行有关保密纪律。
五、表单及文书
1.审批流程图
见附件1
2.档案行政许可申请书
见附件2
3. 档案许可申请材料接受凭证
见附件3
4.行政许可补正材料通知单
见附件4
 5.受理通知书
见附件5
 6.不予受理决定书
见附件6
 7.变更延续申请表
见附件7
 8.撤回行政审批申请表
见附件8
 9.行政许可代为申请委托书
见附件9
    10.行政许可不予批准决定书
见附件10
   11.延长行政许可期限通知书
见附件11
 
 
 
 
 

附件1
非国有档案出卖、转让或者赠送审批流程图

附件2
档案行政许可申请书
 
申请人
基本情况
个人(单位)申请人姓名(名称)
 
住(地)址
 
邮政编码
 
联系电话
 
送达方式
 
受让单位(个人)名称(姓名)
 
 
受让单位(个人)地(住)址
 
受让单位(个人)联系方式
 
申请内容
和条件
档案名称
 
内容
 
规格
 
数量
 
 
移转方式和事由
 
 申请材料目录
 
  申请人承诺
 
     我(单位)知晓申请该许可应当具备的条件以及提交虚假材料应当承担的法律责任,以上提交的申请材料内容真实。
 
 
           申请人:        (签名/盖章)
 
            年     月   日
15
附件3
 
 
档案许可申请材料接受凭证
胶档许字[    ]  号
XXXXXXXXXX公司:
   本机关现已收到你(单位)提交的申请档案许可申请的下列材料:
   1、档案行政许可申请书(原件)4份
   2、第三者的承诺书(原件)1份
   3、XXXX
   以上材料若不齐全或不符合法定形式,本机关将在1个工作日内予以告知。
                           
 
申请人签字:             市档案局(许可专用章)
年  月  日                       年  月  日
 
 
 
 
 
 
附件4
行政许可补正材料通知单
                     胶档许补字[   ]  号
               
 
           日,本机关收到你(单位)所送的申请档案许可有关材料后,依法进行了审查,发现你(单位)的申请材料不齐全(不符合法定形式),具体存在如下问题:
1、                                             
2、                                             
3、                                              
请你单位依照                                 
       项规定,将上述材料在            日之前补正后送本机关。
特此通知。
 
联系人:
联系电话:
监督电话:0532—82206237
                 
                 胶州市档案局(许可专用章)
                                     
附件5
 
 
                办件受理通知书(用户联)
                        办件编号:
                   
     你(单位)于   年 月 日申请《档案许可》事项,已提交申请材料。经审查,申请事项属于本行政机关职权范围,且材料齐全、符合法定形式,现予以受理。
本办件于   年 月 日受理,法定时限45个工作日,承诺时限25个工作日。本办件应于  年 月 日办结。自即日起开始计算时限,如因故出现延期办结的,需本行政机关负责人批准方可。
您可以通过拨打窗口电话或登录胶州档案信息网/查询本办件办理情况,办件编号,查询密码:         。
窗口电话:0532—82206237,投诉电话:0532—82206237 
                         青岛市政务服务管理办
                         市档案局(许可专用章)
                             年 月 日
注:领取决定时请出示本受理通知书。
 
 
 
办件受理通知书(窗口联)
                        办件编号:
                   :于   年 月 日申请《档案许可》事项,已提交申请材料。经审查,申请事项属于本行政机关职权范围,且材料齐全、符合法定形式,现予以受理。办件编号:     ,查询密码:      。
本办件于   年 月 日受理,承诺时限5天(不含特别程序时间)。本办件应于  年 月 日办结。自即日起开始计算时限,如因故出现延期办结的,需本行政机关负责人批准方可。
申请人(单位)电话:             联系人:
投诉电话:0532—82206237  
                         胶州市政务服务管理办
                      市档案局(许可专用章)
                               年  月  日
   申请人(签字):
 
 
 
 
 
 
 
附件6
 
档案行政许可申请不予受理决定书
                                   编号:
                         :
     你(单位)于     年 月 日提出的档案许可申请,经审查,该申请事项不属于本行政机关职责范围,建议向                                       提出申请。
根据《档案法》第三十二条规定,决定对你(单位)提出的申请不予受理。
申请人如对本决定不服,可以在收到本决定书之日起60日内向青岛市档案局或胶州市人民政府申请行政复议,也可以在收到本决定书之日起三个月内直接向胶州市人民法院提起行政诉讼。
特别通知。
                            (印章)
                             年  月  日
 
 
 
 
 
 
附件7
胶州市档案局
行政许可变更(延续)申请表
被许可人
 
地    址
 
许可项目
 
项目名称
 
联系人
 
电话或手机号码
 
 
变更
延续
内容
及其
理由
 
 
 
 
 
 
法定代表人(签字):               (公章)
                                 年  月  日
 
 
 
 
 
 
附件8
 
行政许可事项撤回申请书
 胶州市档案局:  
     我单位于  年 月 日取得《办件受理通知书》(编号:   ),由于下列原因无法按照规定期限予以配合办理许可手续,经研究决定,我单位现申请撤回行政许可申请。
撤回申请的原因(可附页说明):
 
 
 
申请单位(盖章):                        年  月  日
市档案局批准意见:
 
                                       (许可专用章)
                                           年 月 日
 
 
 
 
 
附件9
 
行政许可代为申请授权委托书
委托人:
受委托人:
现委托            为我(单位)的委托代理人,以我(单位)的名义代为提出档案许可申请。受委托人在办理该行政许可事项活动中签署的一切文件,我(单位)均予以承认。
 
 
 
                             委托人(签名):
受委托人(签名):
                                       年  月  日
 
 
 
 
 
 
 
 
附件10
 
胶州市档案局
行政许可不予批准决定书
                 胶档许可不准字[    ]   号                
XXXXXX公司:

我局业务指导科于   年  月  日受理了你公司提出的档案审批服务申请(受理编号:         )。经现场勘验和审核:该档案属于有重要价值档案材料,根据《中华人民共和国档案法》第二十五条第五款规定,经研究决定,不予批准。

如对本决定不服,可以自收到本决定之日起六十日内,依法向青岛档案局或胶州市人民政府申请行政复议,或者在三个月内向胶州市人民法院提起行政诉讼。

 

联 系 人:

联系方式:82206232

                    胶州市档案局(许可专用章)

年  月  日

本决定书一式二份:审批机关一份,申请人一份。

 

 

 

附件11
 

 

胶州市档案局延长行政许可期限通知书

编号:
你(单位)于   年 月 日提出的档案许可申请,已于年 月 日受理。由于                 原因,五日内不能作出行政许可的决定。根据《中华人民共和国行政许可法》第四十二条的规定,经本行政机关负责人批准,审查期限延长十日,将于年 月 日前作出决定。
特此通知。
   
                                 (许可专用章)
                                       年 月 日
 
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